Online vergaderen met de VvE: wat mag en hoe het geldig blijft

Wat online vergaderen betekent voor een VvE

Online vergaderen betekent voor een vereniging van eigenaars dat een eigenaar via een videoverbinding meedoet in plaats van in de zaal. Er bestaan twee vormen. Bij een hybride vergadering is er een fysieke locatie waar de vergadering plaatsvindt en sluit wie wil digitaal aan; bij een volledig digitale vergadering is er geen zaal.

Dat onderscheid bepaalt bijna alles wat er juridisch speelt. De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan van de vereniging en neemt de besluiten die het bestuur daarna uitvoert, zoals staat beschreven bij het bestuur en de vergadering van eigenaars. Een besluit dat in de verkeerde vorm tot stand komt, kan de kantonrechter vernietigen, en dan ligt het onderhoud stil.

De praktijk loopt voor op de wet. Veel verenigingen vergaderen sinds de coronaperiode hybride zonder dat hun reglement daar iets over zegt, en dat gaat goed zolang niemand bezwaar maakt. Het gaat mis op het moment dat een eigenaar het besluit niet bevalt en de gang van zaken aangrijpt om eronderuit te komen.

De opkomst is het praktische argument voor de digitale variant. In gebouwen met veel verhuurde appartementen of eigenaars die er zelf niet wonen scheelt online deelname zichtbaar in het aantal lege stoelen. Welke organen een vereniging kent en wie waarover gaat, staat in het overzicht over de vereniging van eigenaars.

Wat de wet toestaat en wat er verandert

Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek regelt de vergadering van eigenaars, maar bevat op dit moment geen bepaling over deelname langs elektronische weg. Artikel 5:127 lid 1 zegt alleen dat alle appartementseigenaars toegang hebben tot de vergadering en dat besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij de akte iets anders bepaalt. De regels voor gewone verenigingen uit Boek 2, die elektronische deelname wel kennen, gelden niet automatisch voor een VvE.

Tijdens de coronaperiode mocht het uitdrukkelijk wel. De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid stond volledig digitale vergaderingen van eigenaars toe, maar dat deel van die wet verviel op 1 februari 2023. Sindsdien bestaat er een gat: hybride vergaderen gebeurt overal, een wettelijke basis ervoor is er niet.

Dat gat wordt gedicht door de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen van 3 juni 2026, gepubliceerd in Staatsblad 2026, 161. Die wet voegt acht leden toe aan artikel 5:127 BW, waarmee de vergadering van eigenaars ook of uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk mag zijn. De wet treedt in werking op een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip, en op 22 augustus 2026 was dat tijdstip nog niet vastgesteld.

Zodra de wet gaat gelden, verandert er niets van de ene op de andere dag. Een vereniging mag daarna nog een jaar lang vergaderen volgens de wet en de akte zoals die daarvoor luidden. Een bepaling in de akte die nu al over elektronisch stemmen of elektronische deelname gaat, telt onder de nieuwe wet ook voor een volledig digitale vergadering, tenzij dat niet strookt met de strekking van die bepaling.

Vorm van vergaderen	Augustus 2026	Na inwerkingtreding van de nieuwe wet
Fysieke vergadering met volmachten	Altijd toegestaan	Altijd toegestaan
Hybride vergadering, zaal plus online deelname	Alleen op basis van de akte of zonder bezwaar van eigenaars	Toegestaan, de bijeenroeper bepaalt het
Volledig digitale vergadering zonder zaal	Geen wettelijke basis, het besluit is aanvechtbaar	Toegestaan, tenzij een kwart van de stemmen om fysieke toegang vraagt
Elektronisch stemmen voorafgaand aan de vergadering	Alleen langs de omweg van een volmacht	Toegestaan als de akte het bepaalt, tot 30 dagen vooraf
Besluit buiten de vergadering om	Alleen met alle stemmen voor en met voorkennis van het bestuur	Ongewijzigd

Gecontroleerd op augustus 2026

De eisen aan deelname langs elektronische weg

De nieuwe wet stelt vijf eisen aan iedereen die via een elektronisch communicatiemiddel aan de vergadering deelneemt. De deelnemer moet identificeerbaar zijn, rechtstreeks zijn stemrecht kunnen uitoefenen, en via een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel rechtstreeks kunnen volgen wat er wordt besproken en rechtstreeks kunnen deelnemen aan de beraadslaging. Die eisen zijn ook nu al de nuttigste maatstaf, want ze beschrijven precies wat een rechter zou nagaan bij de vraag of iemand echt heeft meegedaan.

Tweezijdig audiovisueel is de eis waar de meeste opzetten op stuklopen. Een livestream waar eigenaars alleen naar kunnen kijken voldoet niet, want dan kan niemand het woord voeren. Alleen inbellen met de telefoon voldoet evenmin, omdat het beeld ontbreekt en de identificatie daarmee zwakker wordt.

Rechtstreeks betekent live. Een opname die na afloop wordt rondgestuurd is geen deelname, en een stem die na de vergadering per e-mail binnenkomt is geen uitgebrachte stem. De vereniging mag voorwaarden stellen aan het gebruik van het communicatiemiddel; staan die voorwaarden niet in de akte, dan moeten ze bij de oproeping bekend worden gemaakt.

Wettelijke eis	Wat het praktisch betekent	Wat er misgaat
De deelnemer kan worden geïdentificeerd	Aanmelden met naam en appartementsnummer, beeld aan bij het openen van de vergadering	Een account met een bijnaam waarvan niemand weet wie erachter zit
Tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel	Beeld en geluid over en weer, ook vanuit de zaal	Een eenzijdige livestream of alleen een telefoonlijn
Rechtstreeks kennisnemen van de verhandelingen	Live meekijken en meeluisteren tijdens de vergadering zelf	Een opname die pas na afloop wordt verstuurd
Rechtstreeks deelnemen aan de beraadslaging	De online deelnemer kan het woord vragen en krijgen	Een chatvenster waarin vragen ongelezen blijven
Rechtstreeks het stemrecht uitoefenen	De stem wordt tijdens de vergadering uitgebracht en vastgesteld	Stemmen die per e-mail nakomen of die niemand hardop bevestigt

Een kwart van de stemmen kan een fysieke vergadering afdwingen

De nieuwe wet geeft de bijeenroeper de bevoegdheid om te bepalen dat de vergadering ook of alleen langs elektronische weg toegankelijk is. Daar staat een tegenwicht tegenover. Eigenaars die samen ten minste een kwart van de stemmen vertegenwoordigen, kunnen schriftelijk verzoeken dat de vergadering ten minste ook fysiek toegankelijk is.

Dat verzoek kent een korte termijn: het moet uiterlijk zeven dagen na de dag van de oproeping binnen zijn bij degene die de vergadering bijeenriep. Aan de eis van schriftelijkheid is voldaan met een elektronisch verzoek, tenzij de akte iets anders bepaalt. Wie het verzoek ontvangt, moet de andere eigenaars daar onverwijld over informeren.

Het aantal stemmen per appartementsrecht staat in de splitsingsakte en volgt meestal het aandeel in de gemeenschap. Een kwart van de stemmen is dus niet hetzelfde als een kwart van de eigenaars: in een gebouw met grote penthouses en kleine studio's kunnen enkele grote eigenaars de drempel al halen. Reken die grens één keer uit en zet hem in de vergaderstukken, dan hoeft niemand er tijdens de discussie over te twisten.

Het bestuur dat de drempel serieus neemt, plant vooraf een terugvaloptie. Een gereserveerde zaal die je kosteloos kunt annuleren is goedkoper dan een vergadering die je op het laatste moment moet verplaatsen.

De oproeping voor een online vergadering

De wijze waarop een VvE haar eigenaars oproept staat in de splitsingsakte en het reglement, niet in de wet. In de meeste reglementen is de termijn vijftien dagen en gaat de oproeping per brief, met de agenda en de stukken erbij. Of een oproeping per e-mail mag, hangt dus af van wat jouw akte daarover zegt; de regel die dat voor gewone verenigingen toestaat geldt niet zomaar voor een VvE.

Bij een vergadering die geheel of gedeeltelijk online is, komt er inhoud bij. De oproeping vermeldt de procedure voor deelname en voor het uitoefenen van het stemrecht via het communicatiemiddel, plus de voorwaarden die daaraan zijn verbonden. Een uitnodiging die alleen een vergaderlink bevat, laat precies dat weg wat de deelnemer nodig heeft om zijn rechten te gebruiken.

Zet in de oproeping ook wat er gebeurt als de verbinding wegvalt. Een vooraf afgesproken lijn, bijvoorbeeld dat de voorzitter de stemming herhaalt als iemand binnen twee minuten terug is, voorkomt discussie op het moment zelf.

Wie weet dat hij niet kan aansluiten, regelt vooraf vervanging. Hoe je dat netjes vastlegt, met datum, appartementsnummer en handtekening, staat in de uitleg over de machtiging voor de VvE-vergadering, inclusief het verschil tussen een algemene en een gebonden volmacht.

Stemmen, quorum en de uitslag in een online vergadering

Voor het quorum telt een online deelnemer even zwaar als iemand in de zaal, mits hij op dezelfde manier kan meedoen en stemmen. Veel reglementen eisen dat meer dan de helft van het aantal stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is voordat de vergadering geldig kan besluiten. Wordt die grens niet gehaald, dan volgt een tweede vergadering, niet eerder dan twee en niet later dan zes weken later, waarin het quorum vervalt.

Juist daar zit de winst van hybride vergaderen. Een handvol eigenaars dat vanaf de bank aansluit, tilt de vergadering over de quorumgrens en scheelt een ronde van weken uitstel. Voor zware besluiten helpt dat dubbel, want besluiten met een verzwaarde stemverhouding vragen niet alleen een meerderheid maar ook een minimum aan aanwezige stemmen.

Stem online nooit met een chatbericht dat niemand bevestigt. De voorzitter noemt per agendapunt het aantal stemmen voor, tegen en blanco, en vraagt de online deelnemers hun stem hoorbaar of via de stemknop te bevestigen. De voorzitter stelt de uitslag vast en die vaststelling is bindend, tenzij zij direct ter vergadering wordt betwist.

Een gemachtigde kan online meedoen namens een afwezige eigenaar, zolang de volmacht op tijd bij het bestuur ligt. Komt de eigenaar tijdens de vergadering alsnog zelf in beeld, dan vervalt de volmacht op dat moment en stemt hij weer zelf. In de notulen staat wie fysiek aanwezig was, wie online meedeed en wie met een volmacht was vertegenwoordigd.

Besluiten nemen zonder vergadering

Voor kleine verenigingen bestaat er een route die helemaal buiten de vergadering omgaat. Artikel 2:40 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek is via artikel 5:125 lid 3 van toepassing op een VvE: een eenstemmig besluit van alle leden heeft dezelfde kracht als een besluit van de vergadering, ook als die leden niet bijeen zijn, mits het met voorkennis van het bestuur is genomen.

Let op het woord eenstemmig. Het gaat om alle leden, niet om alle leden die reageren. Eén eigenaar die niets van zich laat horen, is genoeg om deze route te blokkeren, en dan is er alsnog een vergadering nodig.

In een VvE van vier of zes appartementen is dat vaak sneller dan een avond plannen. Zet het voorstel voluit in de mail, vraag iedereen om een antwoord waarin het besluit letterlijk wordt bevestigd, en bewaar die antwoorden bij de administratie. Zonder die vastlegging bestaat het besluit op papier niet.

Voor een grote vereniging is deze weg zelden begaanbaar. Daar is een hybride vergadering met een goed geregelde stemronde praktischer, zeker als er onderwerpen op de agenda staan die een verzwaarde meerderheid vragen.

Techniek, kosten en de opzet van de avond

De techniek voor een hybride VvE-vergadering is niet ingewikkeld, maar de zaal is het zwakke punt. De online deelnemers moeten kunnen horen wat er in de zaal wordt gezegd, en de zaal moet de online deelnemers kunnen horen en zien. Een laptop op de bestuurstafel is daarvoor te weinig zodra de zaal groter is dan een woonkamer.

De kosten blijven bescheiden vergeleken met wat één afgeblazen vergadering aan uitstel oplevert. Een gratis videodienst volstaat voor een korte agenda, een betaald abonnement voor een avond met meerdere stemrondes. De bedragen hieronder zijn marktprijzen bij prijspeil 2026 en geen tarieven, dus vraag een offerte op voordat je iets vastlegt.

Denk vooraf na over de opname. Een geluidsopname om de notulen mee te maken mag, maar het is netjes om die aan het begin aan te kondigen, alleen te bewaren tot de notulen zijn vastgesteld en daarna te wissen. Een opname die maanden blijft rondslingeren, bevat persoonsgegevens van je buren en betalingsachterstanden die niet iedereen hoeft te zien.

Wat digitaal kan, kent zijn grenzen. Dat geldt in de woningwereld breder: ook een online taxatie van een huis wordt niet in elke situatie geaccepteerd, omdat sommige beoordelingen nu eenmaal een bezoek ter plaatse vragen.

Post	Marktprijs 2026	Waarvoor je het nodig hebt
Videovergaderdienst, gratis versie	€ 0	Korte agenda, vaak een limiet van 40 tot 60 minuten per sessie
Videovergaderdienst, betaald abonnement	€ 10 tot € 20 per maand	Lange vergaderingen, aparte stemrondes en een opname
Zaalhuur voor de fysieke kant van een hybride avond	€ 100 tot € 400 per avond	Buurthuis of vergaderzaal, afhankelijk van plaats en omvang
Camera met luidspreker voor de zaal	€ 150 tot € 600 eenmalig	Zodat de zaal ook hoorbaar en zichtbaar is voor wie thuis zit
Digitale stemmodule van de beheerder	Vaak onderdeel van het beheercontract	Stemmen per appartementsrecht vastleggen en direct optellen

Gecontroleerd op marktprijzen, augustus 2026

Een besluit uit een digitale vergadering aanvechten

Wie vindt dat een besluit niet geldig tot stand is gekomen, vraagt de kantonrechter om vernietiging. Dat verzoek moet binnen een maand worden gedaan, gerekend vanaf de dag waarop de verzoeker van het besluit kennis heeft genomen of had kunnen nemen. Die maand is kort en hij loopt door tijdens de vakantie van het bestuur.

De grond is meestal strijd met de bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen, of strijd met het reglement. Bij een volledig digitale vergadering zonder grondslag in de akte is dat argument reëel, omdat de wet nu nog zegt dat alle appartementseigenaars toegang hebben tot de vergadering. Bij de kantonrechter is een advocaat niet verplicht, dus de drempel om te procederen is laag.

Voor de periode tussen 1 februari 2023 en de inwerkingtreding van de nieuwe wet is er een reparatie geregeld. De vergadering kan de nietigheid of vernietigbaarheid van besluiten uit een volledig digitale vergadering wegnemen, mits die vergadering volgens de vervallen coronaregeling is gehouden, alle direct belanghebbenden het besluit al als geldig hebben behandeld en verkregen rechten van derden worden gerespecteerd.

Twijfel je over een besluit uit de afgelopen jaren, zet het dan opnieuw op de agenda in plaats van af te wachten. Een besluit dat de vergadering bewust opnieuw neemt in een vorm die wel klopt, is goedkoper dan een procedure. Welke stemverhouding daarbij hoort, hangt van het onderwerp af en staat beschreven bij de gekwalificeerde meerderheid in de VvE.

Zo zet je een online VvE-vergadering op

Van het naslaan van de akte tot de notulen die het besluit dragen.

1. Lees na wat de splitsingsakte en het reglement toestaan

   Zoek de bepalingen over de wijze van oproeping, de oproepingstermijn en eventueel over elektronisch stemmen. Staat er niets over deelname langs elektronische weg, dan is een hybride vergadering met een zaal de veilige vorm en een volledig digitale vergadering de riskante. De rest van de spelregels vind je bij de vergadering van eigenaars en het bestuur.

2. Kies de vorm en leg die vast in een bestuursbesluit

   Bepaal of de vergadering fysiek, hybride of volledig digitaal is en noteer waarom. Die notitie is later het bewijs dat de keuze bewust is gemaakt en niet per ongeluk. Bij twijfel is hybride de vorm die niemand rechten ontneemt.

3. Stel de voorwaarden voor deelname op

   Beschrijf hoe iemand zich aanmeldt, hoe hij wordt geïdentificeerd, hoe hij het woord krijgt en hoe hij stemt. Staan die voorwaarden niet in de akte, dan moeten ze bij de oproeping bekend worden gemaakt. Houd het tot één A4, anders leest niemand het.

4. Verstuur de oproeping op tijd en compleet

   Respecteer de termijn uit het reglement, in de meeste gevallen vijftien dagen, en stuur de agenda, de jaarstukken en de offertes mee. Vermeld de deelnameprocedure en de vergaderlink in dezelfde oproeping. Wie later nog een stuk nastuurt, geeft eigenaars een argument dat zij zich niet konden voorbereiden.

5. Vang een verzoek om fysieke toegang op

   Onder de nieuwe wet kunnen eigenaars met samen een kwart van de stemmen tot zeven dagen na de dag van de oproeping vragen om een fysiek toegankelijke vergadering. Informeer daarna alle eigenaars onverwijld over de nieuwe opzet. Een zaal met kosteloze annulering achter de hand houden scheelt hier stress.

6. Test de techniek en open een kwartier eerder

   Loop de camera, de microfoon en de stemfunctie een dag vooraf door met iemand die niet in de zaal zit. Zet de vergadering een kwartier voor aanvang open zodat aanmelden en identificeren buiten de vergadertijd valt. Noteer wie er is voordat het eerste agendapunt begint.

7. Stem per agendapunt en stel de uitslag hardop vast

   Vraag per punt eerst de zaal en dan de online deelnemers, en noem het aantal stemmen voor, tegen en blanco voordat je verdergaat. Vermeld in de notulen wie fysiek aanwezig was, wie online meedeed en wie met een volmacht was vertegenwoordigd. Verstuur de notulen binnen de termijn die het reglement noemt.

Controleer dit voordat de online vergadering begint

• De splitsingsakte en het reglement zijn nagelezen op oproeping, termijn en elektronische deelname
• De oproeping bevat de agenda, de stukken, de vergaderlink en de procedure voor deelnemen en stemmen
• De voorwaarden voor het gebruik van het communicatiemiddel zijn bekendgemaakt
• Beeld en geluid werken twee kanten op, ook vanuit de zaal naar de online deelnemers
• Er is een presentielijst waarop fysieke aanwezigen, online deelnemers en volmachten apart staan
• Het quorum uit het reglement is uitgerekend en de voorzitter weet het getal
• Per agendapunt worden de stemmen voor, tegen en blanco geteld en hardop vastgesteld
• Er is afgesproken wat er gebeurt bij een wegvallende verbinding tijdens een stemming

Doorgerekend: zo pakt het uit

Veelgemaakte fouten

Volledig digitaal vergaderen zonder grondslag in de akte

Dit is de fout die het meeste geld kost. Zolang de nieuwe wet niet in werking is en de akte er niets over zegt, kan elke eigenaar aanvoeren dat hij geen toegang had tot de vergadering zoals de wet die bedoelt. Een besluit over een investering van tienduizenden euro's staat dan een jaar stil.

Alleen een vergaderlink sturen in plaats van een oproeping

Een oproeping bevat de agenda, de stukken, de termijn en bij een online vergadering ook de procedure voor deelname en stemmen. Wie alleen een link mailt, geeft eigenaars het argument dat zij zich niet konden voorbereiden en dat de oproeping niet aan het reglement voldeed.

Stemmen laten binnenkomen via de chat

Een chatbericht dat de voorzitter over het hoofd ziet, is een stem die niet is uitgebracht. Bij een besluit dat met een paar stemmen verschil wordt aangenomen, is dat precies het gaatje waar een bezwaar doorheen glipt. Laat de voorzitter elke stemronde hardop optellen en de uitslag vaststellen.

Deelnemers niet identificeren

In een appartementengebouw wonen huurders, partners en volwassen kinderen die geen stemrecht hebben. Zonder controle op naam en appartementsnummer weet niemand of de persoon achter het scherm de eigenaar is. De presentielijst klopt dan niet en het quorum ook niet.

Denken dat inbellen per telefoon voldoende is

De wet vraagt een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel, dus beeld en geluid over en weer. Een eigenaar die alleen meeluistert via de telefoon kan de stukken op het scherm niet zien en is lastiger te identificeren. Regel voor wie geen camera heeft liever een volmacht.

De volmacht en de online deelname door elkaar halen

Als een eigenaar een volmacht heeft afgegeven en tijdens de vergadering alsnog zelf inlogt, mag zijn stem niet twee keer meetellen. De volmacht vervalt zodra de eigenaar zich meldt. Zet dat in de presentielijst, anders telt de teller aan het einde van de avond niet op.

De opname eindeloos bewaren

Een opname van de vergadering bevat namen, betalingsachterstanden en soms burenruzies. Kondig aan het begin aan dat er wordt opgenomen, gebruik de opname alleen voor de notulen en wis hem zodra die zijn vastgesteld. Zonder die afspraak circuleert het bestand jaren later nog.

Notulen zonder aanwezigheid en stemverhouding

Notulen die alleen vermelden dat een voorstel is aangenomen, zijn geen bewijs. Noteer wie fysiek aanwezig was, wie online meedeed, wie was vertegenwoordigd en hoeveel stemmen er voor, tegen en blanco waren. Zonder die cijfers kun je een maand later niet aantonen dat het quorum en de meerderheid klopten.

Veelgestelde vragen

Wanneer je een adviseur of vakman inschakelt

Voor de gewone opzet van een hybride vergadering heb je niemand nodig. Het reglement naslaan, een oproeping opstellen en de stemrondes netjes vaststellen kan elk bestuur zelf, en de meeste beheerders hebben er een standaardwerkwijze voor.

Een specialist wordt zinvol zodra er geld of een geschil in het spel is. Wil je in de splitsingsakte laten opnemen dat elektronische deelname en elektronisch stemmen zijn toegestaan, dan is dat een wijziging van de akte: die vraagt een verzwaarde meerderheid, een notariële akte en inschrijving in het Kadaster. Reken op een notaristraject van enkele duizenden euro's voor de hele vereniging, waarbij de kosten per appartement in een groot complex meevallen.

Bij een besluit dat wordt aangevochten telt vooral de tijd. Het verzoek tot vernietiging moet binnen een maand bij de kantonrechter liggen, en daar is geen advocaat verplicht. Een jurist die gespecialiseerd is in appartementsrecht rekent bij prijspeil 2026 meestal tussen de 150 en 250 euro per uur; kijk eerst of de rechtsbijstandverzekering van de vereniging dekking geeft.

Gaat het over de vraag welke stemverhouding bij een onderwerp hoort, dan is dat zelf uit te zoeken via de uitleg over besluiten die een gekwalificeerde meerderheid vragen en over de rest van de gang van zaken bij de vergadering van eigenaars. Blijft er onduidelijkheid over de tekst van jouw eigen splitsingsakte, dan is een uur bij een notaris goedkoper dan een vernietigd besluit.