De VvE: splitsingsakte, reglementen en servicekosten

Wat een vereniging van eigenaars is en hoe zij in elkaar zit

VvE staat voor vereniging van eigenaars: de vereniging die alle eigenaren van een gesplitst gebouw samen vormen. Zij bestaat om het gebouw te onderhouden, te verzekeren en de kosten daarvan over de eigenaars te verdelen. Wie een appartement koopt wordt op de dag van de overdracht lid, en dat lidmaatschap eindigt pas bij de verkoop. Hoe zo'n vereniging in de praktijk werkt en waar je als eigenaar aan toe bent, staat bij de VvE en je rechten als appartementseigenaar.

Bij een appartement koop je juridisch geen woning maar een appartementsrecht: een aandeel in het hele gebouw plus het exclusieve gebruik van jouw woning. Dat aandeel heet het breukdeel en staat als breuk in de splitsingsakte, bijvoorbeeld 12/240. Het breukdeel bepaalt zowel je aandeel in de kosten als het gewicht van je stem.

De wet spreekt van vereniging van eigenaars, in de spreektaal zegt vrijwel iedereen vereniging van eigenaren. Beide slaan op hetzelfde; het meervoud van de afkorting schrijf je als VvE's. Waar de term vandaan komt en wat mensen ermee bedoelen als ze het over hun VvE hebben, lees je bij de betekenis van de afkorting VvE.

De structuur is bij elke vereniging gelijk. De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan en neemt alle besluiten over het gebouw. Het bestuur voert uit wat de vergadering besluit en beheert de kas. De vereniging is een zelfstandige rechtspersoon met een eigen bankrekening, een eigen begroting en een eigen inschrijving in het handelsregister.

Wanneer een VvE verplicht is en wat de wet precies eist

Een vereniging van eigenaars ontstaat van rechtswege op het moment dat een gebouw bij de notaris in appartementsrechten wordt gesplitst. Oprichten in de gebruikelijke zin hoeft dus niet: zodra de splitsingsakte is ingeschreven, bestaat de vereniging. Dat geldt voor een flat met tweehonderd woningen net zo goed als voor een pand met alleen een bovenwoning en een benedenwoning.

Een gesplitst appartement zonder VvE bestaat daarom niet. Wat wel bestaat is een slapende vereniging: zij is er op papier, maar vergadert niet, int geen bijdrage en reserveert niets. De wettelijke plichten lopen intussen gewoon door, en de eigenaars zijn daar samen op aanspreekbaar.

Ook als alle appartementsrechten in handen van één eigenaar zijn, blijft de vereniging bestaan. Zij vergadert dan met één stemgerechtigde en de administratie blijft verplicht, want zodra er een appartement wordt verkocht moet het huis op orde zijn. De wetgeving voor verenigingen van eigenaars staat in titel 9 van Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek. Die wet is op de kernpunten dwingend: van het lidmaatschap, het bestaan van de vereniging en de reserveringsplicht kun je niet bij afspraak afwijken. De ruimte die de wet openlaat, vult het reglement dat bij jouw akte hoort.

Een verplichting die vaak voor verwarring zorgt is het UBO-register. Anders dan gewone verenigingen en stichtingen hoeft de vereniging van eigenaars haar uiteindelijk belanghebbenden daar niet op te geven. De inschrijving in het handelsregister zelf is wel verplicht, met naam, adres en bestuurders van de vereniging. Een bank vraagt bij het openen van een rekening overigens wel naar diezelfde gegevens, want zij heeft een eigen onderzoeksplicht uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.

Verplichting	Wat het concreet betekent	Waar het vandaan komt
Inschrijving bij de Kamer van Koophandel	Naam, adres en bestuurders staan in het handelsregister; de eerste inschrijving kost € 85,15	Handelsregisterwet
Jaarlijks reserveren voor onderhoud	Bij een gebouw dat geheel of gedeeltelijk voor bewoning is bestemd: minstens 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar, of het bedrag uit een meerjarenonderhoudsplan	Artikel 5:126 lid 2 BW, geldend sinds 2018
Een aparte rekening voor het reservefonds	De bijdragen aan het reservefonds staan op een eigen betaal- of spaarrekening op naam van de vereniging, niet op die van een bestuurder	Artikel 5:126 lid 3 BW; afwijken kan alleen bij reglement, met een besluit van vier vijfde van de stemmen of met een bankgarantie
Het gebouw verzekeren	Een opstalverzekering voor het hele gebouw op basis van de herbouwwaarde	Het reglement, op grond van artikel 5:112 BW
Minstens één vergadering per jaar	Binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de exploitatierekening vaststellen en de begroting voor het nieuwe jaar goedkeuren	Het splitsingsreglement, bijvoorbeeld artikel 33 van het modelreglement 1992
Jaarstukken opstellen	Een balans en een exploitatierekening per boekjaar, plus een begroting voor het volgende	Artikel 5:112 lid 1 BW en het reglement

De splitsingsakte bepaalt wat van wie is

De akte van splitsing is het geboortebewijs van het gebouw. Een notaris stelt hem op, hij wordt ingeschreven in de openbare registers van het Kadaster en hij geldt vanaf dat moment voor iedereen die er ooit een appartement koopt. Deze akte gaat voor op elke vuistregel en op elke afspraak die eigenaars onderling maken.

In de akte staat welk deel van het gebouw privé is en welk deel gemeenschappelijk. Gemeenschappelijk zijn in elk geval de fundering, de dragende muren, het dak en de gevel, plus de algemene ruimtes: het trappenhuis, de galerij, de entree, de bergingsgang en de fietsenstalling. De grens loopt lang niet altijd waar je hem verwacht, zeker bij balkons, kozijnen, leidingen en een dakterras.

Een kopie opvragen kan iedereen. Het Kadaster levert de splitsingsakte in 2026 voor € 19,85 per e-mail of € 22,25 per post, en rekent € 60 als er onderzoek nodig is om de juiste akte te vinden. Je notaris of de beheerder van de vereniging heeft hem meestal ook liggen. Hoe je de akte leest en welke onderdelen er precies in horen, staat uitgelegd bij de splitsingsakte opvragen en begrijpen.

Wat je in de splitsingsakte opzoekt	Waarom dat uitmaakt
Het breukdeel van jouw appartement	Bepaalt je aandeel in de gezamenlijke kosten en het gewicht van je stem
De grens tussen privé en gemeenschappelijk	Bepaalt wie het balkon, het kozijn of de leiding betaalt bij onderhoud en schade
De bestemming van elk gedeelte	Woning, bedrijfsruimte of berging; ander gebruik vraagt toestemming van de vergadering
Het modelreglement waarnaar de akte verwijst	Bepaalt de vergaderregels, de vereiste meerderheden en de verdeling van het onderhoud
De splitsingstekening	Laat per verdieping zien waar de grenzen van jouw appartementsrecht lopen
Erfdienstbaarheden en ondersplitsingen	Regelen recht van overpad, parkeerplaatsen en eventuele aparte deelverenigingen

De reglementen: van modelreglement tot huisregels

Naast de akte gelden er reglementen. Het splitsingsreglement, ook wel reglement van splitsing, is feitelijk het statuut van de vereniging: wie er bestuurt, hoe er vergaderd en gestemd wordt, hoe het onderhoud is verdeeld en hoe de verzekering geregeld is. Wie zoekt naar de statuten van zijn VvE, komt dus uit bij dit reglement, en dat vraag je samen met de akte op bij het Kadaster of bij de beheerder.

Vrijwel elke akte verwijst naar een modelreglement van de notariële beroepsorganisatie. De bekendste jaargangen zijn 1973, 1983, 1992, 2006 en 2017, en het model uit 1992, in de praktijk afgekort tot MR 1992, komt in Nederland het meeste voor. Welke jaargang voor jouw gebouw geldt, staat in de akte, en dat maakt uit: de oproeptermijn, de vereiste meerderheden en de onderhoudsverdeling verschillen per jaargang. Wat de veelgebruikte versie precies regelt, lees je bij het modelreglement uit 1992 en de andere jaargangen.

Daaronder hangt het huishoudelijk reglement: de regels voor het dagelijks leven in het gebouw, de huisregels dus. Geluid, huisdieren, fietsen in de gang, het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes en de vuilcontainers horen daar thuis. De vergadering stelt dit reglement vast en kan het ook weer wijzigen, meestal met een gewone meerderheid. Een boete opleggen kan een vereniging alleen als de akte of het splitsingsreglement daar een grondslag voor geeft; hoe ver de huisregels mogen gaan, staat bij het huishoudelijk reglement en de grenzen daarvan.

Document	Wat het regelt	Hoe je het verandert
Splitsingsakte	Eigendomsgrenzen, breukdelen, bestemming en de splitsingstekening	Medewerking van alle eigenaars of een besluit met minstens vier vijfde van alle stemmen, in beide gevallen gevolgd door een notariële akte; weigert iemand zonder redelijke grond, dan kan de kantonrechter zijn medewerking vervangen
Splitsingsreglement, meestal een modelreglement	Bestuur, vergadering, meerderheden, onderhoudsverdeling en verzekering	Alleen samen met de akte, dus via de notaris
Huishoudelijk reglement	Leefregels: geluid, huisdieren, gebruik van de algemene ruimtes, fietsen en afval	Besluit van de vergadering, meestal met gewone meerderheid
Besluiten van de vergadering	Losse afspraken, toestemmingen en machtigingen	Nieuw besluit van de vergadering
Begroting en onderhoudsplan	Wat er wanneer gebeurt, wat het kost en wat iedereen per maand betaalt	Het bestuur stelt voor, de vergadering stelt vast

Wat de VvE-bijdrage kost en waar het geld heen gaat

De VvE-bijdrage, in de wandelgangen ook servicekosten genoemd, is een maandelijks voorschot op de begroting van de vereniging. Aan het einde van het boekjaar wordt afgerekend tegen de werkelijke kosten. De gemiddelde bijdrage ligt bij de meeste appartementen tussen de 100 en 300 euro per maand (prijspeil 2026); een gebouw met lift, parkeergarage of collectieve verwarming zit daarboven, een klein pand zonder voorzieningen eronder.

Je eigen bijdrage kun je berekenen door de begroting te vermenigvuldigen met je breukdeel uit de splitsingsakte. Een bedrag per vierkante meter is geen wettelijke maatstaf, al is het breukdeel vaak wel van de oppervlakte afgeleid. Wil de vergadering de bijdrage verhogen, dan gebeurt dat via de begroting: het bestuur legt een hogere raming voor en de vergadering stemt erover.

Bij een eigenaarswissel rekenen beheerders vaak toetredingskosten of mutatiekosten voor het overzetten van de administratie, gebruikelijk tussen de 100 en 250 euro (prijspeil 2026). Over de bijdrage zelf zit meestal geen btw: een vereniging die alleen de gezamenlijke kosten over haar leden omslaat, is voor de btw doorgaans geen ondernemer. Verhuurt de vereniging bijvoorbeeld een dak of een antenneplaats, dan kan dat anders liggen.

Een opvallend lage bijdrage is bij aankoop eerder een waarschuwing dan een meevaller. Vraag dan waar de dotatie aan het reservefonds is gebleven, want uitgesteld onderhoud komt later alsnog op de deurmat, en dan in één keer.

Kostenpost	Wat eronder valt	Indicatie per appartement per maand
Opstalverzekering	Het hele gebouw op herbouwwaarde, vaak met glas en aansprakelijkheid	€ 15 tot € 40
Onderhoudscontracten en klein onderhoud	Lift, hydrofoor, collectieve cv, deurbel, verlichting, reparaties	€ 10 tot € 50
Schoonmaak, tuin en glasbewassing	Trappenhuis, galerij, groenonderhoud, ramen van de algemene ruimtes	€ 5 tot € 30
Energie en water van de algemene ruimtes	Verlichting, lift en hydrofoor, soms collectief ingekocht	€ 3 tot € 15
Administratief beheer	Boekhouding, incasso, vergaderstukken, jaarrekening	€ 10 tot € 20
Dotatie reservefonds	De jaarlijkse storting voor groot onderhoud	€ 30 tot € 120
Bestuurs- en bankkosten	Inschrijving handelsregister, betaalrekening, porto, vergaderruimte	€ 1 tot € 5

Het reservefonds, de dotatie en het onderhoudsplan

Het reservefonds, ook wel onderhoudsreserve, is de spaarpot voor groot onderhoud: het dak, het schilderwerk, de gevel en de installaties. Sinds 2018 is de vulling ervan wettelijk geregeld. Elke vereniging van woningen moet jaarlijks minstens 0,5 procent van de herbouwwaarde van het gebouw storten, of het bedrag dat volgt uit een meerjarenonderhoudsplan. De herbouwwaarde staat op de polis van de opstalverzekering.

Die jaarlijkse storting heet de dotatie. Een wettelijk minimumsaldo bestaat niet: de plicht zit op het jaarlijks vullen, niet op de stand van het fonds. Een vereniging die net begint heeft dus een lege kas en voldoet toch aan de wet, terwijl het gebouw wel over acht jaar een nieuw dak nodig heeft.

Het meerjarenonderhoudsplan, kortweg MJOP, zet al het verwachte onderhoud op een rij met de kosten per jaar; in de praktijk kijken plannen tien tot vijfentwintig jaar vooruit. Wettelijk verplicht is zo'n plan niet, maar het is wel de tweede route naar de reserveringsplicht en het geeft een veel eerlijker beeld dan het percentage. Wie die route kiest, moet het plan wel door de vergadering laten vaststellen, het hoogstens vijf jaar oud laten worden en het minstens tien jaar laten beslaan, met een gelijkmatige toerekening van de kosten aan de jaren. Een bouwkundig bureau rekent er meestal 1.000 tot 3.000 euro voor (prijspeil 2026), afhankelijk van de grootte van het complex. Een kleine vereniging kan een eenvoudig plan zelf opstellen aan de hand van een voorbeeld: per bouwdeel de levensduur, het jaar van vervanging en het bedrag.

Blijkt uit het plan dat het fonds tekortschiet, dan heeft de vergadering drie smaken: de bijdrage verhogen, een eenmalige heffing opleggen of lenen. Wie het onderhoud combineert met isolatie of installaties, kan subsidie aanvragen uit een regeling die speciaal voor verenigingen is gemaakt; welke subsidies er zijn en hoe je duurzaamheid in het onderhoudsplan verwerkt, staat bij het verduurzamen van een appartementencomplex.

Route naar de wettelijke reservering	Hoe je het bedrag bepaalt	Wanneer deze route past
0,5 procent van de herbouwwaarde	Herbouwwaarde van de polis maal 0,005, elk jaar storten	Kleine vereniging zonder onderhoudsplan; snel te regelen en nooit betwist
Bedrag uit het meerjarenonderhoudsplan	Alle geplande kosten optellen en gelijkmatig aan de jaren toerekenen; het plan is door de vergadering vastgesteld, hoogstens vijf jaar oud en beslaat minstens tien jaar	Gebouw met lift, plat dak of groot schilderwerk; sluit aan bij het echte onderhoud

Bankrekening, begroting en de stukken die je mag opvragen

De vereniging heeft een eigen betaalrekening op haar eigen naam nodig; het modelreglement 1992 draagt het bestuur in artikel 43 zelfs op de kas van de vereniging daar te plaatsen. Voor het reservefonds gaat de wet verder: die bijdragen horen op een aparte betaal- of spaarrekening op naam van de vereniging, en afwijken kan alleen bij reglement, met een besluit van ten minste vier vijfde van de stemmen of met een bankgarantie.

Om zo'n rekening te openen vraagt een bank doorgaans om een recent uittreksel uit het handelsregister, de splitsingsakte en het besluit waarin de vergadering het bestuur heeft benoemd, plus legitimatie van de bestuurders. Banken bieden hiervoor een zakelijk pakket aan, meestal voor enkele euro's per maand.

De begroting is het hart van de administratie. Het bestuur of de penningmeester raamt de kosten per post, de vergadering stelt de begroting vast en daaruit rolt de bijdrage per appartement. Na afloop van het boekjaar volgt de exploitatierekening met de werkelijke uitgaven. Staat daar een negatief exploitatieresultaat, dan is er meer uitgegeven dan begroot en beslist de vergadering of dat uit de algemene reserve komt of via een naheffing bij de eigenaars.

Als eigenaar heb je recht op inzage in de stukken van je vereniging. De begroting en de agenda horen bij de uitnodiging, de jaarrekening komt op de vergadering en de notulen volgen daarna. Vraag ze schriftelijk op bij het bestuur of de beheerder als je ze niet krijgt. Weet je niet wie het bestuur voert, bijvoorbeeld omdat je net gekocht hebt, dan zoek je de vereniging op in het handelsregister van de Kamer van Koophandel: daar staan de naam, het adres en de bestuurders.

Stuk	Wat erin staat	Wanneer je het krijgt
Begroting	De verwachte kosten per post en de bijdrage per appartement	Bij de uitnodiging voor de jaarvergadering
Exploitatierekening	De werkelijke uitgaven tegenover de begroting	Jaarlijks, samen met de jaarrekening
Balans	Het saldo van het reservefonds, de bankrekening en de openstaande vorderingen	Jaarlijks, samen met de jaarrekening
Notulen	De genomen besluiten met de stemverhoudingen	Binnen enkele weken na de vergadering
Meerjarenonderhoudsplan	Het geplande onderhoud per jaar met bedragen	Bij vaststelling en bij elke actualisatie
Uittreksel handelsregister	Naam, adres en bestuurders van de vereniging	Op te vragen bij de Kamer van Koophandel

Onderhoud en schade: wie draait op voor wat

De vuistregel luidt: alles wat het gebouw draagt en beschermt is van de vereniging, alles binnen de muren van je appartement is van jou. De akte is beslissend en wijkt op punten af, dus lees hem voordat je een aannemer belt. Het buitenschilderwerk is een typisch verenigingsklus: de VvE geeft de schilder opdracht en betaalt uit het reservefonds, ook al staat de steiger voor jouw raam.

Een dakterras zorgt vaak voor discussie. Meestal rust er een exclusief gebruiksrecht op een dak dat gemeenschappelijk blijft: de constructie en de waterdichte laag zijn van de vereniging, de tegels en het meubilair van de gebruiker. Bij een lekkage betekent dat vrijwel altijd dat de vereniging de dakbedekking herstelt en de gebruiker het terras tijdelijk moet leegruimen.

Doet de vereniging niets aan achterstallig onderhoud, dan kun je haar daarvoor aansprakelijk stellen. Ontstaat er schade in jouw appartement door een gebrek aan een gemeenschappelijk deel, bijvoorbeeld een lekkend dak of een verstopte standleiding, dan draagt de vereniging in beginsel de kosten. Stel haar schriftelijk in gebreke met een redelijke termijn en houd foto's en facturen bij, want zonder dossier wordt zo'n claim zelden toegewezen.

Voor ingrepen aan de buitenkant van het gebouw heb je altijd een besluit van de vergadering nodig, ook als het over jouw deel van het dak lijkt te gaan. Dat geldt voor zonnepanelen op het gemeenschappelijke dak, voor een airco-unit aan de gevel en voor laadoplossingen voor elektrische auto's in de gezamenlijke parkeergarage. De route van voorstel naar besluit staat bij verduurzaming binnen de vereniging.

Situatie	Meestal voor rekening van
Lekkage door een gebrek in het dak of de dakgoot	De vereniging
Lekkage door een gesprongen wasmachineslang bij de buren	De veroorzaker, via zijn aansprakelijkheidsverzekering
Buitenschilderwerk van kozijnen en deuren	De vereniging, tenzij de akte de kozijnen privé maakt
Vervanging van de eigen cv-ketel of boiler	De eigenaar
Tegels en beplanting op een dakterras met gebruiksrecht	De gebruiker; de dakconstructie eronder blijft van de vereniging
Scheuren in de gevel of verzakking van de fundering	De vereniging
De voordeur van je appartement	Per akte verschillend; de buitenzijde is vaak gemeenschappelijk
Zonnepanelen of een laadpunt op gemeenschappelijk terrein	De vergadering beslist, en verdeelt de kosten in datzelfde besluit

Verzekeringen en de appartementenclausule

De vereniging verzekert het gebouw, jij verzekert je spullen. De opstal, zoals het gebouw in verzekeringstaal heet, wordt collectief verzekerd op basis van de herbouwwaarde van het hele complex, van fundering tot dak, inclusief de gemeenschappelijke installaties. Die verzekeringsplicht komt niet rechtstreeks uit de wet maar uit het splitsingsreglement, en elke hypotheekverstrekker eist hem bovendien.

In vrijwel elke opstalpolis voor een gesplitst gebouw zit een appartementenclausule, ook wel appartementsclausule geschreven. Die bepaling zorgt ervoor dat de dekking overeind blijft voor de andere eigenaars als één eigenaar zich niet aan de voorwaarden houdt, bijvoorbeeld door in zijn appartement iets te doen wat het risico verhoogt. Zonder zo'n clausule zou het gedrag van één bewoner het hele gebouw onverzekerd kunnen maken.

Premies lopen sterk uiteen, dus een vereniging haalt met vergelijken vaak honderden euro's per jaar op. Dat doet de vergadering collectief, niet elke eigenaar apart: het gaat om één polis voor het hele gebouw. Let bij het vergelijken op de herbouwwaarde, op de dekking voor glas, funderingsschade en installaties, en op het eigen risico per gebeurtenis.

Wat je zelf regelt is je inboedel, je eigen aansprakelijkheid en het zogeheten eigenaarsbelang: de verbeteringen die je in je appartement hebt aangebracht. Een dure keuken, een nieuwe badkamer of een parketvloer valt niet automatisch onder de gezamenlijke opstalpolis. Meld verbouwingen daarom bij het bestuur, zodat de verzekerde som klopt.

Verzekering	Wie sluit hem af	Waar hij voor is
Opstalverzekering op herbouwwaarde	De vereniging	Het hele gebouw, inclusief de gemeenschappelijke installaties
Aansprakelijkheidsverzekering van de vereniging	De vereniging	Schade aan derden, bijvoorbeeld door een losgeraakte dakpan
Bestuurdersaansprakelijkheid	De vereniging	Persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurders, meestal vrijwilligers
Rechtsbijstand voor de vereniging	De vereniging	Geschillen met aannemers, beheerders of eigenaars
Inboedelverzekering	De eigenaar of huurder	Alles wat los in het appartement staat
Eigenaarsbelang en verbeteringen	De eigenaar, tenzij meeverzekerd op de collectieve polis	Keuken, badkamer, vloer en andere aanpassingen die je zelf aanbracht

Stemmen in de vergadering: stemrecht, quorum en de tweede vergadering

De vergadering van eigenaars, in veel gebouwen de algemene ledenvergadering genoemd, beslist over alles wat het gebouw aangaat. Je stemrecht volgt het breukdeel uit de akte; in sommige aktes heeft elk appartement precies één stem. Het bestuur roept de vergadering bijeen en de voorzitter van de vergadering mag dat ook; onder het modelreglement 1992 geldt daarvoor een oproeptermijn van minstens vijftien dagen, waarbij de dag van oproeping en de dag van de vergadering niet meetellen.

Bij de uitnodiging hoort een agenda, want over een punt dat niet is aangekondigd kan meestal geen geldig besluit vallen. Een gebruikelijke agenda ziet er zo uit:

• opening, vaststelling van de agenda en ingekomen stukken
• notulen van de vorige vergadering
• jaarrekening en verslag van de kascommissie
• begroting en de bijdrage per appartement voor het nieuwe jaar
• onderhoudsplan en voorgenomen onderhoud
• benoeming van bestuur en voorzitter
• rondvraag en sluiting

Om geldig te kunnen besluiten moet er genoeg stemgewicht in de zaal zijn. Onder het modelreglement 1992 is dat minstens de helft van het totale aantal stemmen, aanwezig of vertegenwoordigd via een volmacht. Wordt dat quorum niet gehaald, dan volgt een tweede vergadering, te houden niet eerder dan twee en niet later dan zes weken na de eerste; die kan wel besluiten met de dan uitgebrachte stemmen. Kun je er zelf niet bij zijn, dan machtig je iemand schriftelijk; hoe zo'n machtiging voor de VvE-vergadering eruit hoort te zien, staat in de aparte gids.

Machtigingen verzamelen mag, maar het moet netjes: een volmacht staat op naam, is ondertekend en geldt voor die ene vergadering. Een stapel blanco machtigingen waarmee iemand de uitslag naar zich toe trekt, is aanvechtbaar. Een besluit buiten de vergadering om is alleen geldig als alle eigenaars er schriftelijk mee instemmen.

De voorzitter van de vergadering leidt de bijeenkomst, tekent de notulen mee en bewaakt de orde; dat is een andere rol dan die van het bestuur, dat de besluiten uitvoert. Stapt de voorzitter op, dan benoemt de vergadering een nieuwe. Wil niemand het doen, dan kan een externe voorzitter of een beheerder worden ingehuurd. Ben je het met een besluit oneens, dan vraag je de kantonrechter binnen een maand nadat je ervan kennisnam om vernietiging; wie die termijn laat lopen, zit eraan vast.

Onderwerp	Regel onder het modelreglement 1992
Oproeptermijn voor de vergadering	Minstens vijftien dagen, de dag van oproeping en de dag van de vergadering niet meegerekend
Quorum voor een geldige vergadering	Minstens de helft van het totale aantal stemmen aanwezig of vertegenwoordigd; posten die al op de vastgestelde begroting staan en met hoogstens tien procent worden overschreden vallen buiten dat vereiste, net als uitgaven waarvoor een speciale reserve is gevormd
Tweede vergadering bij te weinig stemmen	Niet eerder dan twee en niet later dan zes weken na de eerste, besluit met de uitgebrachte stemmen
Stemmen bij volmacht	Schriftelijke machtiging op naam, aan een andere eigenaar of aan de voorzitter
Besluit buiten de vergadering	Alleen geldig als alle eigenaars er schriftelijk mee instemmen
Besluit laten vernietigen	Verzoek aan de kantonrechter binnen één maand na kennisname, artikel 5:130 BW

Een VvE oprichten of een slapende VvE activeren

Wie een pand splitst in een boven- en een benedenwoning richt daarmee ook een vereniging op. De notaris maakt de splitsingsakte met de splitsingstekening, schrijft die in bij het Kadaster en vanaf dat moment bestaat de vereniging. Daarna schrijf je haar in bij de Kamer van Koophandel, open je een betaalrekening op naam van de vereniging en sluit je de opstalverzekering voor het hele pand af.

De kosten zitten vooral bij de notaris. Reken op 1.500 tot 3.000 euro voor de splitsingsakte (marktbedragen 2026), plus de kadastrale inschrijving en de eenmalige inschrijfvergoeding van € 85,15 bij de Kamer van Koophandel in 2026. In sommige gemeenten heb je bovendien een splitsingsvergunning nodig: artikel 22 van de Huisvestingswet 2014 laat de gemeenteraad die eis in de huisvestingsverordening opnemen voor aangewezen categorieën gebouwen. Kijk dus in de verordening van jouw gemeente voordat de notaris begint. Wat er precies in de akte hoort te staan, lees je bij de opbouw van de splitsingsakte.

Een slapende vereniging weer actief maken is goedkoper, want de akte ligt er al. Het stappenplan is kort: begin met een lijst van alle eigenaars uit de openbare registers en roep een eerste vergadering bijeen met de oproeptermijn uit het reglement. Op die vergadering benoem je een bestuur, controleer je de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en spreek je af wie de bankrekening opent. Daarna komen de verzekering, de eerste begroting en de bijdrage aan de beurt.

De laatste stap is het onderhoudsplan met de bijbehorende dotatie. Pas als dat er ligt weet je of de bijdrage klopt bij wat het gebouw de komende jaren nodig heeft. Die volgorde werkt ook voor een vereniging die al draait maar meer wil: eerst de akte en de financiën op orde, dan het onderhoudsplan, en daarna pas de plannen voor isolatie of installaties.

Kostenpost bij oprichten of activeren	Indicatie in 2026
Notariële splitsingsakte met splitsingstekening	€ 1.500 tot € 3.000, marktbedrag
Kadastrale inschrijving van de akte	Enkele honderden euro's, afhankelijk van het aantal appartementsrechten
Inschrijving bij de Kamer van Koophandel	€ 85,15 eenmalig
Kopie van een bestaande splitsingsakte	€ 19,85 per e-mail of € 22,25 per post bij het Kadaster
Meerjarenonderhoudsplan laten opstellen	€ 1.000 tot € 3.000, marktbedrag
Zakelijke betaalrekening	Enkele euro's per maand

Problemen met de VvE en waar je dan terechtkunt

De klachten lijken in bijna elk gebouw op elkaar. Het bestuur vergadert niet, het onderhoud blijft liggen, één eigenaar betaalt zijn bijdrage niet, of er ligt een besluit waar je het grondig mee oneens bent. De eerste stap is bijna altijd dezelfde: zet je verzoek schriftelijk op papier, met een concrete vraag en een redelijke termijn, en bewaar een kopie.

Komt er niets van, dan kun je een vergadering afdwingen. Eigenaars die samen minstens een tiende van de stemmen vertegenwoordigen, kunnen het bestuur schriftelijk vragen een vergadering bijeen te roepen; wordt die vergadering onder het modelreglement 1992 niet binnen een maand na het verzoek gehouden, dan mogen de verzoekers haar zelf uitschrijven. Voor een besluit dat de vergadering weigert te nemen terwijl het gebouw het nodig heeft, bestaat de vervangende machtiging van de rechter uit artikel 5:121 van het Burgerlijk Wetboek. Weigert de vergadering bijvoorbeeld hardnekkig om te verduurzamen, dan is die route na een goed onderbouwd voorstel het laatste redmiddel; de opbouw van zo'n voorstel staat bij een VvE die wil verduurzamen.

Een eigenaar die niet betaalt is een probleem van iedereen, want zijn deel valt op de exploitatierekening weg tegen de rest. De vereniging kan de achterstand incasseren, en bij verkoop zijn de koper en de verkoper op grond van artikel 5:122 lid 3 BW hoofdelijk aansprakelijk voor de bijdragen die in het lopende en het voorafgaande boekjaar opeisbaar zijn geworden, zodat de notaris ze bij de overdracht verrekent. Stoppen met betalen omdat je het met het beleid oneens bent, werkt dus niet: de betalingsplicht volgt uit de akte en staat los van je mening.

Voor juridisch advies over een geschil met de VvE ga je naar een jurist of advocaat met kennis van appartementsrecht. Bij de kantonrechter is een advocaat niet verplicht, wat de drempel verlaagt; het griffierecht wordt jaarlijks aangepast en staat op rechtspraak.nl. Heb je een rechtsbijstandverzekering, kijk dan eerst of geschillen met de vereniging onder de dekking vallen, en controleer of de vereniging zelf ook zo'n polis heeft.

Doorgerekend: zo pakt het uit

Veelgemaakte fouten

Een appartement kopen zonder de akte en de jaarstukken te lezen

De splitsingsakte, de jaarrekening, het saldo van het reservefonds en de laatste notulen vertellen samen wat je woonlasten worden. Wie ze overslaat, ontdekt pas na de sleuteloverdracht dat er een gevelrenovatie van duizenden euro's per eigenaar aankomt.

Een lage bijdrage voor een meevaller aanzien

Een bijdrage ver onder de 100 euro per maand betekent bij een ouder gebouw meestal dat er nauwelijks wordt gereserveerd. Het onderhoud verdwijnt daarmee niet, het verschuift alleen naar een eenmalige heffing die vaak duizenden euro's per appartement bedraagt.

Zelf een aannemer inschakelen voor gemeenschappelijk onderhoud

Wie op eigen houtje het kozijn laat vervangen of het dak laat repareren, krijgt de rekening zelden vergoed en riskeert dat de vereniging herstel in de oude staat eist. Alleen de vergadering geeft opdracht voor werk aan gemeenschappelijke delen.

De bijdrage inhouden bij onenigheid

De betalingsplicht volgt uit de splitsingsakte en staat los van je oordeel over het bestuur. Stoppen met betalen levert incassokosten op, en bij verkoop wordt de achterstand alsnog via de notaris verrekend.

De maand voor vernietiging van een besluit laten verlopen

Een besluit waar je het niet mee eens bent, kun je binnen een maand na kennisname aan de kantonrechter voorleggen. Daarna is het onaantastbaar, ook als de uitgave achteraf onredelijk blijkt.

Verbouwingen niet melden voor de opstalpolis

Een nieuwe keuken of badkamer verhoogt de waarde van je appartement, maar valt niet vanzelf onder de collectieve verzekering. Bij brand of waterschade krijg je dan alleen de oorspronkelijke afwerking vergoed.

Vergaderen zonder de voorgeschreven oproeptermijn

Een besluit uit een vergadering die te laat of zonder agenda is bijeengeroepen, is aan te vechten. Een vereniging die zo een dure renovatie besluit, kan die maanden later alsnog moeten overdoen.

Veelgestelde vragen

Wanneer je een adviseur of vakman inschakelt

Het meeste VvE-werk kunnen eigenaars zelf: vergaderen, notuleren, de bijdrage innen en klein onderhoud wegzetten. Uitbesteden aan een professionele beheerder kost doorgaans 10 tot 20 euro per appartement per maand voor administratief beheer (prijspeil 2026) en is te overwegen zodra niemand het vrijwilligerswerk meer wil dragen; technisch beheer komt daar bovenop. Een bouwkundig adviseur is aan zet voor het meerjarenonderhoudsplan, meestal voor 1.000 tot 3.000 euro (prijspeil 2026), en bij twijfel over de staat van gevel of fundering. Naar de notaris ga je voor een splitsing, een ondersplitsing of een wijziging van de akte, en dat laatste vraagt minstens vier vijfde van alle stemmen. Voor een geschil over een besluit, een aansprakelijkstelling of een bestuur dat blijft stilzitten is een jurist met kennis van appartementsrecht de aangewezen route; reken op een uurtarief van 200 tot 300 euro (marktbedragen 2026) en kijk eerst of je rechtsbijstandverzekering dekt. Wat je zelf prima kunt voorbereiden: de akte lezen, de jaarstukken naast de plichten van elke vereniging van eigenaars leggen en het onderhoudsplan doornemen voordat je met een adviseur om tafel gaat.