Machtiging voor de VvE-vergadering: zo regel je een geldige volmacht

Wat een machtiging voor de VvE-vergadering doet

Een machtiging voor de VvE-vergadering is een schriftelijke verklaring waarin je iemand aanwijst om namens jou aanwezig te zijn, het woord te voeren en te stemmen. Het is een gewone volmacht in de zin van artikel 3:60 van het Burgerlijk Wetboek: de gemachtigde handelt in jouw naam en jouw stemmen tellen mee alsof je er zelf zat. Zonder zo'n stuk tel je op geen enkele manier mee, ook niet voor het aantal aanwezige stemmen dat nodig is om geldig te kunnen besluiten in de vergadering van eigenaars.

Machtiging en volmacht betekenen hetzelfde. Beheerders sturen meestal een volmachtformulier mee met de oproeping, de modelreglementen spreken van een schriftelijk gevolmachtigde. Wie beide woorden op hetzelfde formulier ziet staan, leest gewoon hetzelfde stuk.

De bevoegdheid om je te laten vertegenwoordigen komt niet uit de wet maar uit het splitsingsreglement. Artikel 36 van modelreglement 1992 en artikel 49 van modelreglement 2006 geven iedere eigenaar het recht de vergadering bij te wonen in persoon of bij een schriftelijk gevolmachtigde, al dan niet lid van de vereniging. Oude aktes van voor 1973 missen die bepaling soms helemaal, en dan kan machtigen niet. Zoek daarom eerst op welk reglement bij jouw gebouw hoort; hoe je dat terugvindt staat in de uitleg over wat een VvE is en welke stukken erbij horen.

Een machtiging kost niets. Ook een beheerder mag er geen kosten voor rekenen, want het formulier hoort bij de gewone vergaderstukken.

Wat er in een geldige machtiging moet staan

De modelreglementen stellen maar een echte vormeis: de volmacht moet schriftelijk zijn. In de praktijk sneuvelen machtigingen op iets anders, namelijk dat de voorzitter niet kan vaststellen wie er precies wat namens wie mag doen. Een stuk dat de zes onderdelen uit de tabel hieronder bevat, is voor elke voorzitter controleerbaar.

De dagtekening is het onderdeel dat het vaakst ontbreekt en het meest oplevert. Met een datum erop kan niemand betwisten of de machtiging bij deze vergadering hoort en welke van twee stukken de nieuwste is. De handtekening is de andere harde: staat die er niet, dan is er geen volmacht en telt de stem niet mee.

Vermeld ook je appartementsnummer of indexnummer, want de vereniging telt niet in personen maar in stemmen per appartementsrecht. Hoeveel stemmen aan jouw appartement hangen staat in de splitsingsakte, en dat aantal hoeft niet gelijk te zijn aan dat van je buren.

Een voorbeeldtekst die je kunt overnemen

Ondergetekende, eigenaar van appartementsrecht met indexnummer 14 aan de Voorbeeldstraat 1 te Utrecht, behorend tot Vereniging van Eigenaars Voorbeeldstraat 1 tot en met 40, machtigt hierbij [naam gemachtigde] om namens hem of haar de vergadering van eigenaars van 12 november 2026 bij te wonen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen over alle op de agenda vermelde onderwerpen.

Plaats en datum, gevolgd door je handtekening. Wil je per agendapunt sturen, vervang dan de laatste zinsnede door een opsomming: agendapunt 5 voor, agendapunt 6 tegen, agendapunt 7 ter beoordeling van de gemachtigde.

Onderdeel	Waarom het erin hoort
Naam van de vereniging en het adres van het gebouw	Voorkomt verwarring bij eigenaars met meerdere appartementen in verschillende VvE's
Datum van de vergadering waarvoor de machtiging geldt	Zonder die datum is het een doorlopende volmacht, met alle gevolgen van dien
Jouw naam en je appartements- of indexnummer	De stemmen hangen aan het appartementsrecht, niet aan de persoon
Naam van de gemachtigde	De voorzitter moet bij de deur kunnen controleren wie namens jou tekent
Omvang van de machtiging: alle punten of per agendapunt	Bepaalt of de gemachtigde zelf mag afwegen of aan jouw instructie vastzit
Dagtekening en handtekening van de eigenaar	Zonder handtekening is de volmacht er niet en telt je stem niet mee

Algemeen machtigen of per agendapunt laten stemmen

Er zijn drie vormen, en het verschil zit in hoeveel ruimte de gemachtigde krijgt. Bij een algemene machtiging voor één vergadering bepaalt hij zelf hoe hij stemt op alle punten die voorbijkomen. Bij een gebonden machtiging vul je per agendapunt voor, tegen of blanco in en volgt hij die instructie. Bij een doorlopende machtiging geldt de aanwijzing tot je hem intrekt, dus ook voor vergaderingen die nog niet zijn uitgeschreven.

De gebonden vorm is de veilige keuze bij zware onderwerpen: een verbouwing, een verhoging van de maandelijkse bijdrage of een besluit dat een verzwaarde meerderheid vraagt. Hij heeft één zwakte. Wordt een voorstel ter vergadering gewijzigd, bijvoorbeeld doordat het bedrag omlaaggaat of de uitvoering een jaar opschuift, dan past jouw instructie niet meer op wat er voorligt. Een gemachtigde die dan toch stemt, gaat buiten zijn volmacht.

Ondervang dat met een zin die zegt wat er bij een gewijzigd voorstel moet gebeuren: onthouden van stemmen, of naar eigen inzicht beslissen. Dat is één regel tekst en het scheelt achteraf de discussie of jouw stem wel geldig was.

Een doorlopende machtiging is handig voor wie zijn appartement verhuurt of langdurig in het buitenland zit, maar hij leeft langer dan je denkt. Volgens artikel 3:72 van het Burgerlijk Wetboek eindigt een volmacht pas door herroeping, door opzegging van de gemachtigde of door overlijden, curatele of faillissement van een van beiden.

Vorm	Wat de gemachtigde mag	Wanneer passend
Algemene machtiging voor één vergadering	Stemt naar eigen inzicht over alle agendapunten	Routinevergadering met jaarrekening en begroting
Gebonden machtiging met steminstructie	Volgt per agendapunt jouw voor, tegen of blanco	Verbouwing, verhoging van de bijdrage, wijziging van de akte
Doorlopende machtiging	Vertegenwoordigt je tot je de volmacht intrekt	Verhuur op afstand of langdurig verblijf elders

Wie je wel en niet mag machtigen

Onder modelreglement 1992 en modelreglement 2006 mag je iedereen aanwijzen, ook iemand die geen eigenaar in het gebouw is. Een partner, een kind, een buurman, een advocaat: het mag allemaal, zolang het stuk maar schriftelijk is. Modelreglement 2006 kent één verbod dat oudere reglementen niet hebben. Artikel 49 bepaalt dat een bestuurder niet als gevolmachtigde kan optreden, en dat verbod is er om te voorkomen dat het bestuur zijn eigen voorstellen erdoor stemt met de stemmen van afwezigen.

In gebouwen met een professionele beheerder loopt daar geregeld iets mis. Is het beheerkantoor als bestuurder ingeschreven, dan valt een medewerker van dat kantoor niet automatisch onder het verbod: volgens de rechtbank Den Haag gaat het erom of die persoon zelf bestuurder is, niet of zijn werkgever dat is. Wie zeker wil zitten, machtigt een medebewoner in plaats van het kantoor dat het voorstel heeft geschreven.

Een maximum aan het aantal machtigingen per persoon staat niet in modelreglement 2006. Veel verenigingen nemen zo'n grens wel op in het huishoudelijk reglement of in de eigen splitsingsakte, vaak op twee of drie, zodat één aanwezige niet in zijn eentje de uitslag bepaalt. Staat er niets, dan mag iemand er in beginsel zoveel meenemen als hij verzamelt.

Reglement	Artikel over de gevolmachtigde	Bijzonderheid
Modelreglement 1973	Artikel 35	Bijwonen in persoon of bij schriftelijk gevolmachtigde
Modelreglement 1983 en 1992	Artikel 36	Gemachtigde hoeft geen lid van de vereniging te zijn
Modelreglement 2006	Artikel 49	Een bestuurder kan niet als gevolmachtigde optreden
Akte zonder bepaling over vertegenwoordiging	Geen	Machtigen is dan niet zonder meer toegestaan
Huishoudelijk reglement	Wisselend	Hier staat vaak het maximum aantal machtigingen per persoon

Gecontroleerd op modelreglementen, augustus 2026

Twee eigenaars, huurders en erfpacht

Behoort een appartement aan twee mensen, dan hebben zij samen één stemrecht en moeten zij dat volgens artikel 48 van modelreglement 2006 uitoefenen door één van hen of door een derde, schriftelijk aangewezen. Praktisch betekent dat: beide eigenaars tekenen de machtiging, ook als er maar één naar de vergadering komt. Een machtiging met de handtekening van één van de twee is aanvechtbaar, en dat merk je pas als de uitslag krap is.

Komen mede-eigenaars er onderling niet uit wie hen vertegenwoordigt, dan kan de meest gerede van hen de kantonrechter vragen een derde aan te wijzen. Dat komt zelden voor, maar bij een scheiding is het de route die uit de patstelling helpt.

Bij erfpacht, vruchtgebruik of een recht van gebruik en bewoning ligt het stemrecht bij de beperkt gerechtigde en niet bij de blote eigenaar, tenzij bij de vestiging van dat recht iets anders is afgesproken. De machtiging moet dus komen van degene die het stemrecht heeft, anders tekent de verkeerde persoon.

Een huurder heeft geen stemrecht en kan dat ook niet krijgen. Wel mag je hem machtigen als vertegenwoordiger, want de gemachtigde hoeft geen lid van de vereniging te zijn. Verhuur je op afstand, dan is dat een werkbare oplossing, al is een gebonden machtiging dan verstandiger: de belangen van een huurder bij bijvoorbeeld verduurzaming van het gebouw lopen niet altijd gelijk met die van de eigenaar die de investering betaalt.

Op tijd inleveren, want de presentielijst bepaalt het quorum

De oproeping voor de vergadering gaat volgens modelreglement 2006 minstens vijftien dagen van tevoren de deur uit, de dag van verzending en de dag van de vergadering niet meegerekend. Dat is het venster waarin je de agenda leest en beslist of je zelf komt of iemand machtigt. Tot uiterlijk zeven dagen voor de vergadering kun je bij het bestuur nog schriftelijk een eigen agendapunt laten toevoegen.

Stuur de machtiging vooraf naar het bestuur of de beheerder, en niet pas op de avond zelf. Artikel 45 van modelreglement 2006 bepaalt dat alle aanwezige stemgerechtigden de presentielijst tekenen en dat die lijst bepalend is voor het quorum; de gemachtigde tekent daar namens de volmachtgever. Wordt jouw machtiging pas na de opening ingebracht, dan is het aantal aanwezige stemmen al vastgesteld.

Dat luistert nauw bij besluiten met een verzwaarde drempel. Voor een uitgave buiten de begroting eist modelreglement 2006 twee derde van de uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin ten minste twee derde van alle stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is. Ontbreekt dat quorum, dan schrijft de voorzitter een tweede vergadering uit, te houden niet eerder dan twee en niet later dan zes weken na de eerste, en daar geldt de quorumeis niet meer. Een handvol aanwezigen kan dan een investering van tonnen vastleggen, zoals bij een besluit over zonnepanelen op het dak van de VvE geregeld gebeurt.

Kom je alsnog zelf, meld je dan bij de voorzitter voordat de presentielijst rondgaat. Vanaf dat moment oefen je je stemrecht zelf uit en doet de machtiging niet meer mee.

Digitaal machtigen en de machtiging bij een online vergadering

Schriftelijk betekent niet op papier. De enige vormeis in de modelreglementen is dat de volmacht schriftelijk is verleend, en een gescand of gefotografeerd ondertekend formulier in de bijlage van een e-mail voldoet daaraan. Ook een e-mail waarin je de volledige tekst uitschrijft en die je vanaf je eigen adres verstuurt, wordt in de praktijk aanvaard. De voorzitter mag wel vragen het origineel te zien, dus bewaar het getekende exemplaar tot de notulen zijn vastgesteld.

Wat niet werkt, is een berichtje dat je het met alles eens bent. Zonder de naam van een gemachtigde is er niemand die jouw stem uitbrengt en tel je niet mee. Een enkel reglement kent ook de mogelijkheid om vooraf schriftelijk te stemmen, maar dat is iets anders dan machtigen en het staat lang niet overal in.

Bij een vergadering waar eigenaars digitaal aanschuiven blijft de machtiging gewoon nodig voor wie helemaal niet meedoet. De vraag of digitale deelname zelf is toegestaan, staat los daarvan en hangt af van wat de splitsingsakte toelaat; die staat van zaken is uitgewerkt bij het online vergaderen met de VvE. Laat in beide gevallen in de notulen opnemen welke machtigingen zijn ingebracht en hoeveel stemmen daarmee gemoeid waren, want zonder die vastlegging is een uitslag achteraf niet te controleren.

Machtiging intrekken, en wat er gebeurt als hij niet klopt

Intrekken kan altijd en vormvrij, al is een mail aan het bestuur en aan je gemachtigde het bewijs waar je later iets aan hebt. Volgens artikel 3:72 van het Burgerlijk Wetboek eindigt een volmacht door herroeping door de volmachtgever, door opzegging door de gemachtigde en door overlijden, ondercuratelestelling of faillissement van een van beiden. Verkoop je je appartement, trek dan een doorlopende machtiging in voordat de akte passeert; het stemrecht gaat over op de koper.

Blijkt een machtiging ongeldig, bijvoorbeeld omdat de handtekening ontbreekt of omdat het reglement een bestuurder als gemachtigde verbiedt, dan tellen die stemmen niet mee. Het besluit is daarmee niet automatisch van tafel: pas als de uitkomst zonder die stemmen anders was geweest, is er iets te repareren. Laat de voorzitter daarom altijd voor, tegen en blanco laten noteren en niet alleen dat een voorstel is aangenomen.

Wil je een besluit aanvechten, dan loopt dat via de kantonrechter. Artikel 5:130 van het Burgerlijk Wetboek geeft je één maand vanaf de dag nadat je van het besluit kennis hebt genomen of had kunnen nemen. Die termijn is hard: wie hem laat verlopen, kan het besluit niet meer laten vernietigen, hoe gebrekkig de gang van zaken ook was. Betwist je de uitslag liever direct, doe dat dan nog ter vergadering, want de vaststelling door de voorzitter is bindend tenzij zij ter plekke wordt tegengesproken.

Zit het probleem niet in één avond maar in een patroon, bijvoorbeeld een bestuur dat stelselmatig machtigingen verzamelt, dan is een gesprek in de vergadering effectiever dan een procedure. Hoe de verhouding tussen vergadering, bestuur en beheerder is geregeld, staat bij de algemene uitleg over de vereniging van eigenaars.

Zo regel je je machtiging voor de komende vergadering

Begin op de dag dat de oproeping binnenkomt, dan heb je nog twee weken speling.

1. Lees de agenda en bepaal wat er op het spel staat

   Kijk welke punten geld kosten of een verzwaarde drempel vragen. Bij een gewone jaarvergadering met jaarrekening en begroting volstaat een algemene machtiging; staat er een uitgave buiten de begroting op, dan wil je per agendapunt sturen.

2. Controleer welk reglement voor jouw gebouw geldt

   Zoek in de splitsingsakte naar het modelreglement waarnaar zij verwijst, en lees het artikel over het bijwonen van de vergadering. Daar staat of een bestuurder gemachtigde mag zijn en of het huishoudelijk reglement een maximum stelt.

3. Kies een gemachtigde die er zeker is

   Een medebewoner die zelf ook komt, is de eenvoudigste keuze. Vraag hem vooraf of hij het doet en spreek af hoe hij je bereikt als een voorstel ter vergadering wijzigt.

4. Schrijf de machtiging uit en onderteken hem

   Neem de vereniging, de vergaderdatum, je appartementsnummer, de naam van de gemachtigde en de omvang van de volmacht op. Zet er plaats, datum en je handtekening onder; zonder handtekening telt de stem niet.

5. Stuur hem minstens twee dagen vooraf naar het bestuur

   Mail het getekende stuk aan het bestuur of de beheerder en stuur je gemachtigde een kopie. De presentielijst wordt bij aanvang opgemaakt en bepaalt het quorum, dus te laat is echt te laat.

6. Controleer de notulen

   Kijk of je machtiging is genoteerd en of de stemverhouding per punt is vastgelegd. Klopt er iets niet, meld dat dan meteen, want vanaf het moment dat je van het besluit kennis kon nemen loopt de maand voor een verzoek aan de kantonrechter.

Check dit voordat je de machtiging verstuurt

• Staat de naam van de vereniging en de datum van de vergadering erop
• Staat je appartements- of indexnummer erbij, niet alleen je naam
• Is de gemachtigde met naam genoemd en heeft hij ja gezegd
• Tekenen bij twee eigenaars allebei de eigenaars het stuk
• Is duidelijk of hij vrij mag stemmen of per agendapunt gebonden is
• Staat erin wat er moet gebeuren als een voorstel ter vergadering wijzigt
• Staan plaats, datum en je handtekening eronder
• Is het stuk minstens twee dagen voor de vergadering bij het bestuur

Doorgerekend: zo pakt het uit

Veelgemaakte fouten

De machtiging vergeten te ondertekenen

Een ingevuld formulier zonder handtekening is geen volmacht. De stemmen tellen niet mee, ook niet voor het quorum, en bij een krappe uitslag kan dat het hele besluit onderuithalen. Controleer voor het versturen of plaats, datum en handtekening erop staan.

Het bestuur machtigen terwijl het reglement dat verbiedt

Onder modelreglement 2006 kan een bestuurder niet als gevolmachtigde optreden. Verenigingen die de volmachten toch bij het bestuur laten binnenkomen, leveren zichzelf een aanvechtbare uitslag op zodra iemand het artikel opzoekt. Wijs liever een medebewoner aan.

Mailen dat je het met alles eens bent

Instemming zonder gemachtigde is geen machtiging. Er is niemand die jouw stem uitbrengt, dus je telt niet mee, hoe duidelijk je bedoeling ook is. Noem altijd de persoon die namens jou aanwezig zal zijn.

Het stuk pas op de avond zelf meegeven

De presentielijst wordt bij aanvang opgemaakt en is bepalend voor het quorum. Een machtiging die na de opening opduikt, valt buiten die telling en kan een vergadering die net op de grens zit alsnog ongeldig maken.

Bij twee eigenaars maar één handtekening

Mede-eigenaars oefenen hun stemrecht uit via één van hen of via een schriftelijk aangewezen derde. Tekent er maar één, dan is de vertegenwoordiging aanvechtbaar. Dat wordt pijnlijk als de stemmen van dat ene appartement de doorslag geven.

Een steminstructie zonder terugvaloptie

Wordt het voorstel ter vergadering aangepast, dan past een kruisje bij het oude voorstel niet meer. De gemachtigde die dan toch stemt, gaat buiten zijn volmacht. Eén zin over gewijzigde voorstellen voorkomt dat.

Een doorlopende machtiging laten staan na verkoop

Een doorlopende volmacht eindigt niet vanzelf omdat je verhuist. Trek hem in voordat de leveringsakte passeert, anders staat er iemand namens een appartement dat niet meer van jou is en moet de nieuwe eigenaar dat ter vergadering rechtzetten.

Veelgestelde vragen

Wanneer je een adviseur of vakman inschakelt

Een machtiging opstellen doe je zelf; daar is geen jurist bij nodig en het formulier van de beheerder volstaat meestal. Hulp wordt pas nuttig zodra er iets te repareren valt. Denk aan een besluit dat met betwiste volmachten tot stand kwam, een bestuur dat stelselmatig machtigingen inzamelt, of een splitsingsakte waarvan onduidelijk is of vertegenwoordiging überhaupt is toegestaan. VvE-juristen rekenen daarvoor doorgaans een uurtarief van twee- tot driehonderd euro (prijspeil 2026), en een eerste beoordeling van akte, notulen en volmachten kost vaak een tot twee uur.

Voor een verzoek tot vernietiging bij de kantonrechter betaal je griffierecht; het bedrag hangt af van het soort zaak en van je inkomen en staat op rechtspraak.nl. Reken verder op de kosten van rechtsbijstand, tenzij je rechtsbijstandverzekering VvE-geschillen dekt. Weeg dat af tegen het belang: bij een besluit over enkele duizenden euro's per appartement loont een procedure eerder dan bij een discussie over de kleur van het trappenhuis.

Leden van een VvE-belangenorganisatie kunnen hun stukken vaak kosteloos laten nakijken, en gemeenten met veel gestapelde bouw hebben een loket voor VvE-vragen. Wie eerst wil begrijpen hoe de bevoegdheden liggen voordat hij een adviseur belt, vindt dat terug bij de basisuitleg over de VvE en haar reglementen en bij de gids over de meerderheden die voor zware besluiten gelden.