VvE-bestuur en de vergadering: besluiten die standhouden
De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan van de VvE en het bestuur voert alleen uit wat daar is besloten. Elke vereniging vergadert minstens een keer per jaar over de jaarrekening, de begroting en het onderhoud, met een oproepingstermijn die in de meeste reglementen vijftien dagen is. Een besluit staat pas echt vast als de vergadering geldig bijeen was en de juiste meerderheid haalde; wie het er niet mee eens is, heeft een maand om naar de kantonrechter te stappen. Het dagelijkse werk mag je uitbesteden aan een beheerder, die voor administratief beheer meestal 100 tot 250 euro per appartement per jaar rekent (prijspeil 2026).
- 1 per jaar reglement minimaal aantal vergaderingen van eigenaars
- 15 dagen reglement gebruikelijke oproepingstermijn voor de vergadering
- 2 tot 6 weken wettelijk termijn waarbinnen de tweede vergadering valt
- 1 maand wettelijk termijn om een besluit te laten vernietigen
- € 100 tot € 250 2026 administratief beheer per appartement per jaar
Gecontroleerd op augustus 2026
Alle gidsen over bestuur & vergadering
Online vergaderen
Een VvE-vergadering kan hybride zijn, met een zaal waar eigenaars ook online bij aansluiten, of volledig digitaal zonder locatie. Boek…
Gekwalificeerde meerderheid
Een gekwalificeerde meerderheid is een meerderheid die hoger ligt dan de helft van de stemmen. In de meeste VvE's gaat…
Machtiging vve vergadering
Een machtiging voor de VvE-vergadering is een gedateerde, ondertekende verklaring waarin je een ander aanwijst om namens jou aanwezig te…
Wie waarover gaat: de vergadering, het bestuur en de beheerder
Binnen een vereniging van eigenaars zijn drie rollen makkelijk door elkaar te halen, en juist daar ontstaan de meeste conflicten. De vergadering van eigenaars beslist, het bestuur voert uit, en de beheerder is een ingehuurde partij die werk overneemt van het bestuur. Wie dat onderscheid scherp houdt, weet ook meteen bij wie hij moet zijn.
De vergadering van eigenaars, in de praktijk vaak de ALV genoemd, is het hoogste orgaan. Alle bevoegdheden die niet uitdrukkelijk aan een ander orgaan zijn gegeven, liggen daar. Zij stelt de jaarrekening en de begroting vast, bepaalt de bijdrage en beslist over onderhoud en verbouwingen.
Het bestuur van de VvE bestaat uit een of meer bestuurders en beheert de gemeenschappelijke middelen. Een bestuurder hoeft geen eigenaar te zijn: een externe partij mag de functie vervullen. De vergadering benoemt de bestuurder en kan hem op elk moment schorsen of ontslaan, ook midden in een termijn.
De VvE-voorzitter is een verhaal apart. De voorzitter van de vergadering leidt de bijeenkomst en tekent de notulen, en is in de meeste reglementen een aparte functie naast het bestuur. Kleine verenigingen combineren de rollen vaak in een persoon, wat mag, maar het maakt de controle op het bestuur wel dunner.
| Rol | Wat die doet | Wie benoemt |
|---|---|---|
| Vergadering van eigenaars | Neemt alle besluiten over geld, onderhoud en gebruik van het gebouw | Bestaat van rechtswege uit alle eigenaars |
| Bestuur of bestuurder | Voert besluiten uit, beheert de kas, houdt de administratie bij, roept de vergadering bijeen | De vergadering |
| Voorzitter van de vergadering | Leidt de vergadering, stelt de stemuitslag vast, ondertekent de notulen | De vergadering |
| Kascommissie | Controleert de jaarrekening voordat de vergadering die vaststelt | De vergadering, meestal jaarlijks |
| Beheerder | Ingehuurd bedrijf dat administratie, incasso en soms technisch beheer overneemt | De vergadering, via een beheerovereenkomst |
Taken en plichten van het VvE-bestuur
De wet geeft het bestuur een beperkte maar harde opdracht: het voert het beheer over de gemeenschappelijke gedeelten, houdt de administratie bij, int de bijdragen en zorgt dat het geld van de vereniging gescheiden van privevermogen op een eigen rekening staat. Alles wat daarbuiten valt, hoort bij de vergadering.
Bij de plichten van het bestuur hoort ook een informatieplicht. Elke eigenaar mag de administratie inzien: de bankafschriften, de facturen, de verzekeringspolis en de contracten. Verkoopt een eigenaar zijn appartement, dan moet de vereniging een verklaring afgeven over de openstaande bijdragen en het aandeel in het reservefonds, zodat de notaris weet wat er aan de koper wordt doorgegeven.
Het mandaat van het bestuur is het punt waar het in de praktijk knelt. De meeste reglementen bepalen dat het bestuur zonder machtiging van de vergadering geen verplichtingen mag aangaan boven een bedrag dat de vergadering zelf vaststelt, en ook geen rechtszaak mag beginnen. Laat de vergadering dat bedrag jaarlijks bevestigen in de notulen, dan weet een aannemer ook waar hij aan toe is.
Voor besluiten die een zwaardere stemverhouding vragen, zoals een verbouwing of een wijziging van de splitsingsakte, heeft het bestuur helemaal geen eigen ruimte. Welke besluiten dat zijn en welke drempels daarbij horen, staat in de uitleg over de gekwalificeerde meerderheid.
| Taak van het bestuur | Mag het bestuur dit zelf? |
|---|---|
| Bijdragen innen en aanmanen | Ja, dat is uitvoering van de vastgestelde begroting |
| Spoedreparatie bij lekkage of storing | Ja, binnen het mandaat dat de vergadering heeft vastgesteld |
| Onderhoudsopdracht boven het mandaatbedrag | Nee, eerst een besluit van de vergadering |
| Beheerder aanstellen of opzeggen | Nee, de vergadering gaat over de beheerovereenkomst |
| Procedure starten tegen een eigenaar | Nee, daarvoor is een machtiging van de vergadering nodig |
| Geld uit het reservefonds halen | Nee, alleen op grond van een besluit van de vergadering |
Is een VvE-vergadering verplicht en wie roept hem bijeen?
Ja, vergaderen is verplicht. Alle modelreglementen schrijven voor dat de vergadering minstens een keer per jaar bijeenkomt, meestal binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, om de jaarrekening vast te stellen en de begroting voor het volgende jaar goed te keuren. Een vereniging die jaren niet vergadert, is in de praktijk een slapende VvE, met alle gevolgen voor het reservefonds en voor de financiering van kopers.
Het bestuur roept de vergadering bijeen. Doet het dat niet, dan kunnen de eigenaars die samen genoeg stemmen vertegenwoordigen, in de meeste reglementen een tiende van het totaal, het bestuur schriftelijk verzoeken alsnog een vergadering uit te schrijven. Gebeurt er dan nog niets, dan mogen de verzoekers zelf oproepen of via de kantonrechter een machtiging vragen.
De oproepingstermijn staat in je eigen reglement en is in de reglementen van 1992, 2006 en 2017 vijftien dagen, waarbij de dag van oproeping en de dag van de vergadering niet meetellen. Oudere aktes hanteren soms een kortere termijn. Wordt de termijn niet gehaald, dan is de vergadering niet geldig bijeengeroepen en zijn de besluiten aantastbaar.
Een VvE-vergadering organiseren betekent dus vooral: op tijd oproepen, schriftelijk, met de agenda en de stukken erbij. Het adres waarop je oproept is het adres dat de eigenaar aan de vereniging heeft doorgegeven, dus houd de ledenlijst actueel, ook bij verhuurde appartementen.
| Onderwerp | Wat de wet regelt | Wat je in je eigen reglement opzoekt |
|---|---|---|
| Aantal vergaderingen | Geen aantal genoemd | Minstens een per jaar, meestal binnen zes maanden na het boekjaar |
| Oproepingstermijn | Geen termijn genoemd | Meestal vijftien dagen, exclusief de dag van oproeping en van de vergadering |
| Wie oproept | Het bestuur | Ook de voorzitter, en eigenaars met samen genoeg stemmen |
| Quorum | Geen quorum voorgeschreven | Vaak meer dan de helft van de stemmen aanwezig of vertegenwoordigd |
| Tweede vergadering | Niet eerder dan twee en niet later dan zes weken na de eerste | Soms een afwijkende meerderheid voor zware besluiten |
| Volmacht | Niets geregeld | Schriftelijk, vaak met een maximum aantal volmachten per persoon |
De agenda en de stukken die vooraf mee moeten
De uitnodiging voor de VvE-vergadering is meer dan een datum. Alleen over onderwerpen die op de agenda staan, kan de vergadering rechtsgeldig besluiten; een voorstel dat pas bij de rondvraag opduikt, levert een besluit op dat een eigenaar zonder veel moeite kan laten vernietigen. Zet grote uitgaven dus met bedrag en al in de oproeping.
Een agenda voor een VvE-vergadering volgt vrijwel altijd dezelfde volgorde: opening en vaststelling van het aantal aanwezige stemmen, notulen van de vorige vergadering, verslag van de kascommissie, vaststelling van de jaarrekening, decharge van het bestuur, de begroting en de bijdrage voor het nieuwe jaar, het onderhoudsplan, benoemingen, en pas daarna de rondvraag.
Bij de oproeping horen de stukken waar over gestemd wordt: de jaarrekening met balans en exploitatieoverzicht, de conceptbegroting, offertes bij een onderhoudsvoorstel en de tekst van de voorstellen zelf. Wie een besluit over 80.000 euro dakwerk wil nemen zonder dat iemand de offerte vooraf zag, vraagt om uitstel.
Neem in de agenda per voorstel op welke meerderheid nodig is. Dat scheelt discussie tijdens de vergadering en voorkomt dat een besluit achteraf sneuvelt omdat de drempel te laag bleek te liggen.
Stemmen, quorum en de tweede vergadering
Elk appartementsrecht heeft een aantal stemmen dat in de splitsingsakte staat, meestal gekoppeld aan het aandeel in de gemeenschap. Een groot penthouse kan dus zwaarder wegen dan een kleine studio. Gewone besluiten vragen een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen, tenzij het reglement iets anders voorschrijft.
Veel reglementen eisen daarnaast een quorum: er moet een minimum aantal stemmen aanwezig of vertegenwoordigd zijn voordat de vergadering geldig kan besluiten. Wordt dat niet gehaald, dan roept de voorzitter een tweede vergadering bijeen, niet eerder dan twee en niet later dan zes weken na de eerste. In die tweede vergadering kunnen besluiten worden genomen ongeacht het aantal aanwezige stemmen.
Die regel is een zegen en een risico tegelijk. Hij voorkomt dat een handvol afwezigen het gebouw laat verloederen, maar hij zorgt er ook voor dat een kleine groep aanwezigen een uitgave van tonnen kan vastleggen. Voor verbouwingen, vernieuwingen en wijziging van de splitsingsakte gelden zwaardere drempels, die staan beschreven bij de besluiten met een verzwaarde stemverhouding.
De voorzitter stelt de uitslag vast en die vaststelling is bindend, tenzij zij direct ter vergadering wordt betwist. Laat daarom altijd noteren hoeveel stemmen er voor, tegen en blanco waren, en niet alleen dat een voorstel is aangenomen.
| Situatie | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Quorum gehaald, gewoon voorstel | Volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen beslist |
| Quorum niet gehaald | Voorzitter roept een tweede vergadering bijeen, 2 tot 6 weken later |
| Tweede vergadering | Besluit geldig ongeacht opkomst, de vereiste meerderheid blijft gelden |
| Vernieuwing of verbouwing | Verzwaarde meerderheid volgens het reglement, vaak twee derde |
| Wijziging van de splitsingsakte | Ten minste vier vijfde van het totaal aantal stemmen |
| Onderwerp stond niet op de agenda | Geen geldig besluit, ook niet bij unanimiteit van de aanwezigen |
Volmacht: stemmen als je er zelf niet bij kunt
Wie niet kan komen, laat zich vertegenwoordigen met een volmacht voor de VvE-vergadering. Die is schriftelijk, noemt de datum van de vergadering, de naam van de gemachtigde en het appartementsnummer, en is ondertekend door de eigenaar. Zonder handtekening telt de stem niet mee bij het bepalen van het quorum.
Een volmacht mag algemeen zijn, waarbij de gemachtigde zelf beoordeelt hoe hij stemt, of gebonden, waarbij je per agendapunt voor, tegen of blanco invult. Bij een zwaar onderwerp is de gebonden vorm netter: je gemachtigde weet dan precies wat hij namens jou doet en de notulen kunnen het terugvinden.
De meeste reglementen begrenzen het aantal volmachten dat een persoon mag houden, vaak op twee, om te voorkomen dat een enkele aanwezige de vergadering domineert. Bij twee eigenaars van een appartement moet in principe iedere mede-eigenaar tekenen. Hoe je zo'n stuk opstelt en welke valkuilen er zijn bij een gebonden volmacht, staat in de uitleg over de machtiging voor de VvE-vergadering, inclusief een voorbeeld dat je kunt overnemen.
Geef de volmacht bij voorkeur vooraf aan het bestuur of de beheerder, zodat de presentielijst klopt voordat de vergadering begint. Kom je later alsnog zelf, dan vervalt de volmacht op het moment dat je je meldt.
Digitaal vergaderen en de hybride vergadering
Digitaal vergaderen is voor VvE's blijvend mogelijk. De wet laat toe dat een eigenaar via een elektronisch communicatiemiddel aan de vergadering deelneemt, het woord voert en stemt, mits hij te identificeren is, de beraadslaging rechtstreeks kan volgen en zijn stem kan uitbrengen. Het reglement mag daar voorwaarden aan verbinden.
In de praktijk kiezen de meeste verenigingen voor een hybride vorm: de vergadering vindt fysiek plaats en wie wil, sluit online aan. Dat verhoogt de opkomst zichtbaar in gebouwen met veel beleggers of eigenaars die er zelf niet wonen, en het scheelt volmachten.
De aandachtspunten zitten in de techniek en de vastlegging. Wie online meedoet, moet de stukken vooraf hebben, hoorbaar kunnen zijn en zijn stem gecontroleerd kwijt kunnen; een chatbericht dat de voorzitter over het hoofd ziet, is een ongeldig uitgebrachte stem. Hoe je dat regelt, van uitnodiging en identificatie tot de stemronde zelf, staat in de uitleg over online vergaderen met de VvE.
Volledig digitaal vergaderen zonder fysieke locatie kan, maar controleer eerst wat je reglement daarover zegt en kondig de vorm aan in de oproeping. Wie zonder aankondiging alleen een link stuurt, riskeert dat een eigenaar de bijeenroeping betwist.
Notulen: het bewijs dat een besluit is genomen
De notulen van de VvE-vergadering zijn geen verslaglegging voor de vorm. Bij een geschil met een eigenaar, een aannemer of de verzekeraar zijn ze het bewijs dat een besluit bestaat en hoe het luidde. Een besluit dat niet in de notulen staat, is in de praktijk moeilijk hard te maken.
Noteer per agendapunt de letterlijke tekst van het voorstel, het aantal stemmen voor, tegen en blanco, en wat de voorzitter als uitslag vaststelde. Een besluitenlijst van een halve pagina achter de notulen maakt het jaren later opzoekbaar, zeker bij onderhoud dat pas veel later wordt uitgevoerd.
De voorzitter en het bestuur ondertekenen de notulen en de vergadering stelt ze in de volgende bijeenkomst vast. Reglementen noemen zelden een termijn voor het rondsturen; spreek zelf af dat het concept binnen vier weken bij iedereen ligt, dan zit het geheugen er nog. Bij een vergadering met deelnemers op afstand vermeld je ook wie online aanwezig was en hoe die stemmen zijn geteld.
Bewaar de notulen bij de administratie van de vereniging en geef ze mee aan een kopende eigenaar. Nieuwe eigenaars zijn gebonden aan besluiten die voor hun aankoop zijn genomen, dus zij hebben er recht op om te weten wat er ligt.
De kascommissie controleert de cijfers
De kascommissie van de VvE is de tegenmacht van de eigenaars tegenover het bestuur. De meeste reglementen laten de vergadering jaarlijks twee eigenaars benoemen die zelf geen bestuurder zijn. Zij bekijken de jaarrekening voordat de vergadering die vaststelt en brengen daarover verslag uit.
De taak van de kascommissie gaat verder dan optellen. Steekproefsgewijs facturen naast bankafschriften leggen, controleren of de dotatie aan het reservefonds daadwerkelijk is overgemaakt, kijken of achterstallige bijdragen zijn aangemaand en nagaan of grote uitgaven een besluit van de vergadering hebben. Wat de commissie constateert, hoort in de notulen.
Op basis van dat verslag verleent de vergadering decharge aan het bestuur voor het gevoerde beheer. Decharge is niet vrijblijvend: zij ontslaat het bestuur van aansprakelijkheid voor alles wat uit de stukken bleek. Verleen die dus niet automatisch als de commissie vragen open laat.
Heeft de vereniging een beheerder, dan blijft de kascommissie zinvol. De cijfers komen dan van een professional, maar de controle of het geld naar de juiste posten ging en of het reservefonds op peil is, blijft werk van de eigenaars zelf. In gebouwen waar het reservefonds en de jaarlijkse dotatie jaren zijn overgeslagen, kwam dat vrijwel altijd aan het licht bij een commissie die wel doorvroeg.
VvE-beheer uitbesteden: wat een beheerder doet en wat het kost
VvE-beheer is het uitvoerende werk dat anders bij het bestuur ligt: de administratie voeren, de bijdragen incasseren, de jaarrekening en de begroting opstellen, de verzekering en de contracten bijhouden, de vergadering voorbereiden en notuleren, en storingen aannemen. Beheerders bieden dat aan als administratief of financieel beheer, met technisch beheer als losse module.
Bij administratief beheer blijft het bestuur gewoon bestaan en verandert er juridisch niets: de beheerder werkt in opdracht. Bij extern bestuur gaat het verder, want dan wordt de beheerder ook benoemd tot bestuurder van de vereniging en tekent hij zelf. Dat is de vorm die veel kleine verenigingen kiezen omdat niemand het bestuur wil doen, en het is meteen de vorm waarbij de vergadering het scherpst moet blijven opletten.
Wat het kost is markt, geen wet. Voor administratief beheer rekenen de meeste kantoren tussen de 100 en 250 euro per appartement per jaar (prijspeil 2026), met een minimumbedrag voor kleine verenigingen. Technisch beheer komt daar bovenop, en werk buiten het contract, zoals een extra vergadering of het begeleiden van een renovatie, gaat op uurbasis of als projectpercentage.
Weeg dat af tegen wat zelf besturen kost aan tijd. Een vereniging van twintig appartementen kost aan administratie, incasso en vergaderingen al gauw enkele tientallen uren per jaar, en dat werk moet ook doorlopen als de penningmeester verhuist. Voor de vergadering blijft de rolverdeling hetzelfde: de beheerder mag niets beslissen wat de vereniging van eigenaars zelf moet besluiten.
| Vorm van beheer | Wat er wordt overgenomen | Ordegrootte per appartement per jaar (2026) |
|---|---|---|
| Zelf doen | Alles, met eventueel een boekhoudpakket | Softwarekosten, plus tientallen uren werk |
| Administratief beheer | Boekhouding, incasso, jaarrekening, begroting, vergaderstukken | € 100 tot € 250 |
| Administratief plus technisch beheer | Ook onderhoudsplanning, offertes opvragen en storingsafhandeling | € 250 tot € 400 |
| Extern bestuur | Beheerder is ook formeel bestuurder en tekent namens de VvE | Bovenop het beheertarief, vaak een vaste opslag |
| Losse opdrachten | Extra vergadering, renovatiebegeleiding, juridisch traject | Uurtarief of percentage van de aanneemsom |
Een beheerder kiezen, vergelijken en opzeggen
Beheerders vergelijken lukt niet op prijs alleen, omdat elk kantoor iets anders in het basistarief stopt. Vraag daarom drie offertes op met dezelfde uitvraag: hoeveel vergaderingen zitten erin, wie notuleert, hoe snel worden achterstanden aangemaand, welk uurtarief geldt voor meerwerk en hoe verloopt de storingsdienst buiten kantooruren. Reviews over VvE-beheer zeggen vooral iets over bereikbaarheid en snelheid van reageren, en dat zijn precies de punten die je ook in het contract kunt vastleggen.
Er bestaat geen beste VvE-beheerder in het algemeen. Een vereniging van acht appartementen zonder lift heeft iets anders nodig dan een complex van tweehonderd met parkeergarage en warmtepomp. Kijk naar de omvang van vergelijkbare klanten, naar de vraag of je een vaste contactpersoon krijgt, en of het kantoor werkt met een online dossier waar elke eigenaar zelf in kan.
De beheerovereenkomst is een gewone opdrachtovereenkomst. Let op de looptijd, de opzegtermijn, de stilzwijgende verlenging, de indexering van het tarief en de afspraak over de overdracht van de administratie bij het einde. Die laatste is de kostbaarste: een kantoor dat het dossier traag of onvolledig overdraagt, kost de nieuwe beheerder uren die de vereniging betaalt.
Opzeggen doe je op grond van een besluit van de vergadering, niet op eigen houtje door het bestuur. Een voorbeeldbrief voor het opzeggen van de VvE-beheerder hoeft niet ingewikkeld te zijn: noem de vereniging, de contractdatum, de opzegtermijn en de datum waartegen je opzegt, verwijs naar het besluit met de datum van de vergadering, en vraag om overdracht van de volledige administratie en de saldi. Stuur hem aangetekend of per e-mail met leesbevestiging.
Als het misgaat: bestuur ter verantwoording roepen of een besluit aanvechten
Een bestuur dat de administratie niet laat zien, geen vergadering uitschrijft of buiten zijn mandaat opdrachten geeft, kun je op verschillende manieren corrigeren. De lichtste route is de zwaarste stok: de vergadering kan een bestuurder op elk moment schorsen of ontslaan, en daarvoor is een gewoon besluit genoeg. Zet dat punt dus op de agenda van de eerstvolgende vergadering.
Ben je het oneens met een genomen besluit, dan is de termijn kort. Je vraagt de kantonrechter het besluit te vernietigen binnen een maand nadat je ervan kennis hebt genomen of had kunnen nemen. Grond kan zijn dat de oproeping niet klopte, dat het onderwerp niet op de agenda stond, dat de vereiste meerderheid niet is gehaald of dat het besluit in strijd is met de redelijkheid en billijkheid.
Het VvE-bestuur aanklagen is een zwaardere stap en zelden de eerste. Een bestuurder is persoonlijk aansprakelijk bij onbehoorlijk bestuur, bijvoorbeeld bij verdwenen geld of een uitgave ver buiten het mandaat. In de meeste conflicten is de kantonrechter sneller bereikbaar via een verzoek om vernietiging van het besluit of om een vervangende machtiging als de vergadering ten onrechte toestemming weigert.
Weigert de vergadering een besluit dat noodzakelijk onderhoud betreft, dan kan een eigenaar de kantonrechter om een vervangende machtiging vragen. Datzelfde geldt als een voorstel telkens strandt op een verzwaarde stemverhouding terwijl het gebouw achteruitgaat. Leg in dat traject wel eerst schriftelijk vast wat je hebt gevraagd en wat het antwoord was.
| Probleem | Eerste stap | Termijn |
|---|---|---|
| Bestuur laat geen stukken zien | Schriftelijk verzoek om inzage, daarna agendapunt | Geen wettelijke termijn |
| Er wordt al jaren niet vergaderd | Verzoek van eigenaars met samen genoeg stemmen om bijeen te roepen | Reglementaire oproepingstermijn |
| Besluit onjuist tot stand gekomen | Verzoek tot vernietiging bij de kantonrechter | Een maand na kennisname |
| Vergadering weigert noodzakelijk onderhoud | Verzoek om vervangende machtiging bij de kantonrechter | Geen vaste termijn, wel eerst zelf vragen |
| Bestuurder handelde buiten zijn mandaat | Agendapunt over decharge en eventueel ontslag | Bij de eerstvolgende vergadering |
Doorgerekend: zo pakt het uit
Wat beheer uitbesteden kost in een VvE van 24 appartementen
Stel, een vereniging van 24 appartementen laat het administratieve beheer over aan een kantoor dat 165 euro per appartement per jaar rekent (prijspeil 2026). Dat is 24 x 165 = 3.960 euro per jaar. Komt daar technisch beheer bij voor 90 euro per appartement, dan gaat er 2.160 euro bij en komt het totaal op 6.120 euro.
Omgeslagen over de eigenaars is dat 6.120 / 24 = 255 euro per appartement per jaar, oftewel 21,25 euro per maand bovenop de rest van de bijdrage. Bij een gemiddelde maandbijdrage van 150 euro is dat ongeveer een zevende van wat iedereen betaalt.
Zelf doen kost aan software en bankkosten misschien 400 euro per jaar, nog geen 1,40 euro per appartement per maand. Daar staat tegenover dat het bestuur zelf de incasso, de jaarrekening en de vergaderstukken maakt. Reken op enkele tientallen uren per jaar; wie die uren op 25 euro waardeert, ziet dat het verschil met een beheerder kleiner is dan het lijkt en dat de keuze vooral over continuiteit gaat.
Hoe vijf van de twintig eigenaars een dak van 120.000 euro besluiten
Stel, een VvE heeft 20 appartementen met elk 50 stemmen, samen 1.000 stemmen. Het reglement eist voor een geldige vergadering dat meer dan de helft van de stemmen aanwezig of vertegenwoordigd is, dus 501 stemmen, en voor een vernieuwing twee derde van de uitgebrachte stemmen. Op de agenda staat een dakrenovatie van 120.000 euro.
Op de eerste vergadering komen 8 eigenaars opdagen (400 stemmen) met 1 volmacht (50 stemmen): 450 stemmen, dus het quorum van 501 wordt niet gehaald. Er kan niets worden besloten. De voorzitter roept een tweede vergadering bijeen, drie weken later, waarin de opkomst niet meer meetelt.
Daar zijn 6 eigenaars aanwezig, samen 300 stemmen. Vijf stemmen voor (250 stemmen), een tegen (50 stemmen). Twee derde van de 300 uitgebrachte stemmen is 200, en 250 ligt daarboven: het besluit is aangenomen. De rekening van 120.000 euro wordt omgeslagen over alle 20 appartementen, dus 6.000 euro per eigenaar, ook voor de veertien die er niet waren.
Zit er 40.000 euro in het reservefonds, dan blijft er 80.000 euro over, oftewel 4.000 euro per appartement, te betalen als extra bijdrage of via een lening van de vereniging. Wie afwezig was en het er niet mee eens is, heeft vanaf het moment dat hij van het besluit kennisnam een maand om de kantonrechter te vragen het te vernietigen.
Veelgemaakte fouten
Besluiten over iets wat niet op de agenda stond
Een voorstel dat pas bij de rondvraag boven tafel komt, levert een aantastbaar besluit op, ook als alle aanwezigen voor waren. Een eigenaar die er niet bij was, kan het binnen een maand na kennisname laten vernietigen. De aannemer staat dan al ingepland en het werk moet alsnog stil.
De oproepingstermijn net niet halen
Vijftien dagen betekent in de meeste reglementen: de dag van verzenden en de dag van de vergadering tellen niet mee. Wie op de valreep verstuurt, geeft elke tegenstemmer een gratis argument om de hele vergadering onderuit te halen, inclusief de vaststelling van de begroting.
De tweede vergadering direct na de eerste houden
Het is verleidelijk om na een mislukt quorum meteen door te vergaderen, maar de tweede vergadering mag niet eerder dan twee weken na de eerste plaatsvinden. Besluiten uit zo'n aansluitende ronde houden bij de rechter geen stand, en dat merk je pas als er geld mee gemoeid is.
Het bestuur laten tekenen zonder machtiging
Boven het mandaatbedrag heeft het bestuur een besluit van de vergadering nodig. Tekent een bestuurder toch, dan kan hij persoonlijk aansprakelijk zijn en kan de vergadering weigeren de rekening uit de kas te betalen. Voor beide partijen een dure manier om erachter te komen.
Volmachten aannemen die niet compleet zijn
Een volmacht zonder handtekening, zonder datum van de vergadering of ondertekend door een van de twee mede-eigenaars telt niet mee. Toch meerekenen bij het quorum betekent dat elk besluit van die avond op losse schroeven staat. Controleer ze voordat de vergadering opent, niet erna.
Decharge verlenen terwijl de kascommissie vragen open laat
Decharge ontslaat het bestuur van aansprakelijkheid voor alles wat uit de stukken blijkt. Wie hem als formaliteit afhamert terwijl de commissie ontbrekende facturen meldt, geeft die claim uit handen. Stel de vaststelling liever uit tot de vragen beantwoord zijn.
De beheerovereenkomst stilzwijgend laten verlengen
Veel beheercontracten verlengen automatisch met een jaar als je niet drie maanden voor het einde opzegt. Een vereniging die pas in de najaarsvergadering ontevreden wordt, is meestal te laat en betaalt nog een volledig jaar voor een dienst die niet bevalt.
Veelgestelde vragen
Is een VvE-vergadering verplicht?
Ja. Alle modelreglementen schrijven voor dat de vergadering van eigenaars minstens een keer per jaar bijeenkomt, in de meeste gevallen binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Daar worden de jaarrekening vastgesteld, de begroting goedgekeurd en de bijdrage voor het komende jaar bepaald. Vergadert een vereniging jarenlang niet, dan is zij feitelijk slapend en kunnen kopers problemen krijgen met hun financiering.
Wat is de oproepingstermijn voor een VvE-vergadering?
De wet noemt geen termijn, je eigen splitsingsreglement wel. In de modelreglementen van 1992, 2006 en 2017 is dat ten minste vijftien dagen, waarbij de dag van oproeping en de dag van de vergadering niet meetellen. Oudere aktes kennen soms een kortere termijn. Een oproeping die te laat de deur uitgaat, maakt de besluiten van die vergadering aantastbaar, dus tel de dagen liever een keer te veel.
Hoe kun je zelf een VvE-vergadering bijeenroepen?
Normaal roept het bestuur op. Blijft dat achterwege, dan kunnen eigenaars die samen genoeg stemmen vertegenwoordigen, in de meeste reglementen een tiende van het totaal, het bestuur schriftelijk verzoeken een vergadering uit te schrijven met een concrete agenda. Reageert het bestuur niet binnen een redelijke termijn, dan mogen de verzoekers volgens de meeste reglementen zelf oproepen, of via de kantonrechter een machtiging vragen om dat te doen.
Wat zijn de taken van het VvE-bestuur?
Het bestuur beheert de gemeenschappelijke middelen: bijdragen innen, betalingen doen, de administratie en het ledenregister bijhouden, de verzekering en de contracten beheren, de vergadering voorbereiden en de genomen besluiten uitvoeren. Het bestuur beslist niet zelf over uitgaven boven het mandaat dat de vergadering heeft vastgesteld en niet over onderwerpen die aan de vergadering zijn voorbehouden, zoals de begroting, de bijdrage en groot onderhoud.
Welke informatieplicht heeft het VvE-bestuur naar de eigenaars?
Elke eigenaar mag de administratie van de vereniging inzien: bankafschriften, facturen, contracten, de polis en de notulen. Het bestuur moet die inzage binnen een redelijke termijn geven en mag daar geen voorwaarden aan verbinden die feitelijk neerkomen op weigeren. Bij verkoop van een appartement moet de vereniging bovendien een verklaring afgeven over de openstaande bijdragen en het aandeel van dat appartement in het reservefonds.
Wat is het mandaat van het bestuur en wie stelt het vast?
Het mandaat is het bedrag waarboven het bestuur geen verplichting mag aangaan zonder besluit van de vergadering. De vergadering stelt dat bedrag zelf vast en legt het vast in de notulen; veel verenigingen kiezen een bedrag dat ruimte laat voor een spoedreparatie maar niet voor een renovatie. Voor het starten van een gerechtelijke procedure is in de meeste reglementen sowieso een aparte machtiging nodig.
Hoe ziet een agenda voor een VvE-vergadering eruit?
Een bruikbaar voorbeeld van een agenda volgt deze volgorde: opening en vaststelling van de aanwezige stemmen, notulen van de vorige vergadering, verslag van de kascommissie, vaststelling van de jaarrekening, decharge van het bestuur, begroting en bijdrage voor het nieuwe jaar, onderhoudsplan en investeringsvoorstellen, benoemingen van bestuur en kascommissie, en tot besluit de rondvraag. Zet achter elk punt of er gestemd wordt, om welk bedrag het gaat en welke meerderheid nodig is.
Hoe werkt een volmacht voor de VvE-vergadering en is er een voorbeeld?
Een volmacht is een schriftelijke verklaring waarin je iemand aanwijst om namens jou aanwezig te zijn en te stemmen. Erin staan de naam van de vereniging, de datum van de vergadering, je appartementsnummer, de naam van de gemachtigde en je handtekening; bij een gebonden volmacht vul je per agendapunt in hoe er gestemd moet worden. De meeste reglementen beperken het aantal volmachten per persoon. Een voorbeeld en de valkuilen staan bij de uitleg over de machtiging voor de vergadering.
Mag een VvE digitaal vergaderen?
Ja. De wet staat toe dat een eigenaar via een elektronisch communicatiemiddel deelneemt, het woord voert en stemt, zolang hij identificeerbaar is, de beraadslaging rechtstreeks kan volgen en zijn stem kan uitbrengen. Het reglement mag voorwaarden stellen, dus controleer wat er in jouw akte staat en kondig de vorm aan in de oproeping. Hoe je een hybride of volledig digitale vergadering opzet, van identificatie tot stemronde, staat apart uitgelegd.
Wat gebeurt er als het quorum niet wordt gehaald?
Dan kan de vergadering geen geldige besluiten nemen over de punten waarvoor het quorum geldt. De voorzitter roept een tweede vergadering bijeen die niet eerder dan twee en niet later dan zes weken na de eerste plaatsvindt. In die tweede vergadering kunnen de besluiten worden genomen ongeacht hoeveel stemmen aanwezig zijn, al blijft de vereiste meerderheid van de uitgebrachte stemmen gewoon gelden.
Wat doet de kascommissie van een VvE precies?
De kascommissie controleert namens de eigenaars de jaarrekening voordat de vergadering die vaststelt. De taak omvat het steekproefsgewijs vergelijken van facturen met bankafschriften, nagaan of de dotatie aan het reservefonds is overgemaakt, controleren of achterstanden zijn aangemaand en toetsen of grote uitgaven op een besluit van de vergadering rusten. De commissie brengt verslag uit in de vergadering en dat verslag hoort in de notulen.
Wat is VvE-beheer en wat doet een VvE-beheerder?
VvE-beheer is het uitbesteden van het uitvoerende werk aan een gespecialiseerd kantoor. Een beheerder voert de boekhouding, incasseert de bijdragen, maakt de jaarrekening en de begroting, houdt de verzekering en de contracten bij, bereidt de vergadering voor en notuleert, en neemt storingsmeldingen aan. Beheertaken op technisch vlak, zoals het onderhoudsplan actueel houden en offertes opvragen, zitten meestal in een aparte module.
Wat kost het om het VvE-bestuur of het beheer uit te besteden?
Administratief beheer kost bij de meeste kantoren tussen de 100 en 250 euro per appartement per jaar (prijspeil 2026), met een minimumbedrag voor kleine verenigingen. Met technisch beheer erbij loopt het op naar ongeveer 250 tot 400 euro per appartement per jaar. Extern bestuur, waarbij de beheerder ook formeel bestuurder wordt, komt daar als opslag bovenop. Dit zijn marktbedragen en geen wettelijke tarieven, dus vergelijk offertes op wat er precies in zit.
Hoe vergelijk je VvE-beheerders en zeggen reviews iets?
Vraag drie offertes op met dezelfde uitvraag, zodat je ziet hoeveel vergaderingen, notulen en aanmaningen in het basistarief zitten en welk uurtarief voor meerwerk geldt. Reviews over VvE-beheer gaan bijna altijd over bereikbaarheid en reactiesnelheid; die punten kun je ook gewoon in het contract laten vastleggen. Een beste beheerder in het algemeen bestaat niet, want een klein complex zonder lift vraagt iets anders dan een gebouw met parkeergarage en installaties.
Hoe zeg je een VvE-beheerder op?
Opzeggen gebeurt op grond van een besluit van de vergadering, niet door het bestuur alleen. Kijk eerst in de beheerovereenkomst naar de looptijd, de opzegtermijn en de stilzwijgende verlenging; drie maanden voor het einde van het kalenderjaar is een veelvoorkomende termijn. Een voorbeeldbrief voor het opzeggen bevat de naam van de vereniging, de contractdatum, de datum waartegen je opzegt, een verwijzing naar het besluit met vergaderdatum en het verzoek om de volledige administratie en de saldi over te dragen.
Kun je het VvE-bestuur aanklagen?
Dat kan, maar het is zelden de eerste stap. Een bestuurder is persoonlijk aansprakelijk bij onbehoorlijk bestuur, bijvoorbeeld bij verdwenen geld of een opdracht ver buiten zijn mandaat. Meestal is het effectiever om het punt op de agenda te zetten, decharge te weigeren en de bestuurder te laten ontslaan, of de kantonrechter te vragen een besluit te vernietigen. Voor dat laatste heb je een maand vanaf het moment dat je van het besluit kennisnam.
Hoe krijg je een besluit van de vergadering ongedaan?
Je vraagt de kantonrechter het besluit te vernietigen. De grond kan zijn dat de oproeping niet klopte, dat het onderwerp niet op de agenda stond, dat de vereiste meerderheid niet werd gehaald of dat het besluit in strijd is met de redelijkheid en billijkheid. De termijn is een maand vanaf het moment waarop je van het besluit kennis hebt genomen of had kunnen nemen, dus wacht niet tot de eerste factuur binnenkomt. Ligt het verschil in de vereiste stemverhouding, kijk dan eerst wat er geldt bij een besluit met een verzwaarde meerderheid.
Moet een VvE-bestuurder een eigenaar zijn?
Nee. Een bestuurder van de vereniging hoeft geen appartementseigenaar te zijn, en ook een rechtspersoon kan bestuurder zijn. Dat maakt extern bestuur mogelijk, waarbij een beheerkantoor de functie vervult. De vergadering benoemt de bestuurder en kan hem op elk moment schorsen of ontslaan, ongeacht wat er in de beheerovereenkomst over de looptijd staat; die overeenkomst loopt daarnaast zijn eigen weg.
Wanneer je een adviseur of vakman inschakelt
Het meeste werk rond de vergadering doe je prima zelf: oproepen, agenderen, stemmen tellen en notuleren zijn kwesties van je eigen reglement goed lezen. Een jurist of gespecialiseerde VvE-advocaat wordt zinvol zodra er geld of een termijn op het spel staat: bij een verzoek tot vernietiging van een besluit, bij een vervangende machtiging van de kantonrechter, bij een bestuurder die de administratie niet afgeeft of bij aansprakelijkheid na een opdracht buiten het mandaat. Reken bij zo'n traject op enkele honderden euro's voor een adviesgesprek en aanzienlijk meer voor een procedure; bij een geschil met de vereniging als geheel is de rekening bovendien vaak voor de VvE en dus deels voor jezelf. Voor de splitsingsakte en het wijzigen daarvan is de notaris de aangewezen partij, en voor de vraag welke onderhoudspost wanneer moet vallen een bouwkundig adviseur die een onderhoudsplan opstelt. Wie alleen wil weten hoe de bijdrage, het reservefonds en de verdeling van kosten in elkaar zitten, vindt dat bij de uitleg over de vereniging van eigenaars en de servicekosten. Loopt het conflict vooral over de stemverhouding bij een verbouwing, begin dan bij de regels voor de gekwalificeerde meerderheid voordat je een jurist inschakelt.